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テレワーク導入の課題は? 実際の導入事例も紹介

働き方コラム

1.企業のテレワーク導入状況

情報通信白書平成30年版によると、平成29年時点での企業のテレワーク導入率は、モバイルワークで56.4%、在宅勤務で29.9%、サテライトオフィス勤務で12.1%となっています。

テレワークは「離れて働く」意味の造語で、会社以外で仕事をする働き方全体をいいます。その中で場所にとらわれずノートPCなどのモバイル端末を利用して働くものがモバイルワーク、自宅で働くものが在宅勤務、シェアオフィスなど会社ではないオフィスで働くものがサテライトオフィス勤務と分類されています。

テレワーク導入事例

実際にテレワークを導入した企業では、どのような効果や変化があったのかを紹介します。業界や企業規模は異なりますが、主に「働きやすさ」と「コスト・残業の削減」効果が見られるようです(以下、「総務省 業種・企業規模・導入の経緯(課題)・テレワークの概要・テレワークの効果」より引用)。

業種:情報通信業

従業員数:28名

テレワーク導入・拡大の経緯:

・辞めなくても良い会社、長く働ける会社を目指し、フリーアドレスと在宅勤務制度を策定

・2015年に地方にUターンした社員と育児中の社員が常態的な在宅勤務を開始し、在宅勤務制度を就業規則に規定

テレワーク導入の効果:

・社内業務のペーパーレス化

・BCP(※)

・男性社員の育児との両立

・人材確保効果

テレワークを導入することで、社員が育児と業務の両立をしやすくなり、災害時にもそのまま在宅で仕事ができるといったメリットがあります。働きやすさが採用面でのアピールにもなり、人材確保にもつながっています。

※BCP……事業継続計画。勤務地を会社に限定しないことにより、災害時などでも業務を継続しやすくなる利点がある。

業種:ソフトウェア開発

従業員数:32名

テレワーク導入・拡大の経緯:

・スピードアップし生産性高く、そして個人の ライフスタイルに合わせた働き方にシフト

・「毎日オフィスに来る」必要を無くし、働く時間場所ともに自分の裁量で管理できる

テレワーク導入の効果:

・4,000万円のコスト削減

・コミュニケーションはより活発&濃密に

・遠隔地に住むエンジニアを正社員として採用 など

テレワーク導入によりオフィスをコンパクトにすることができ、4,000万円という大幅なコスト削減を実現しています。さらに、オフィス外での勤務が前提となった結果、情報共有が進みコミュニケーションの活性化につながっています。

業種:製造業

従業員数:21,444名

テレワーク導入・拡大の経緯:

・1993年には在宅勤務制度を研究職に限定して導入。現在は全従業員が利用できる状態

・より効率的で生産性の高い働き方につなげるため、テレワーク利用上の留意点や効果的な活用シーンをまとめた「テレワークガイドライン」を従業員向けに公表

テレワーク導入の効果:

・生産性向上

・残業時間の削減

・通勤時間の短縮 など

テレワークにより業務効率がアップしたほか、通勤時間が減少したことによる疲労軽減や、電話の取り次ぎが不要なことによる集中力向上など副次的な効果も出ています。

業種:金融業

従業員数:約1,100名

テレワーク導入・拡大の経緯:

・育児・介護に係る休業及び休暇制度の拡充や時短勤務の整備

・働き方の柔軟化と生産性向上に資する策として、フレックスタイム制度や在宅勤務制度を導入

テレワーク導入の効果:

・労働時間の短縮

・継続的な就労環境の実現

・ワークスタイルの変革

・ワークライフバランスの拡充

フレックスタイム制度と併用することで、在宅勤務でも勤務開始・終了時間を選択でき、柔軟な働き方が可能に。介護など家庭の事情がある従業員も仕事を続けやすくなっています。

業種:情報通信業

従業員数:9名

テレワーク導入・拡大の経緯:

・IT企業であり、業務の半分以上、開発業務だけであればそのほとんどが場所を問わずに業務遂行することができる

・『業務環境の多様化』を目指し、どこでも仕事ができることは時間効率・コスト効率ともに有益であるとともに、様々な環境で業務を行うことでより創造的な 仕事ができると考えた

テレワーク導入の効果:

・優秀な人材を獲得

・人材の多様化

・スキルアップ

IT企業の特性を生かし、勤務場所の制約をなくすことで多様なスキルを持つ社員を受け入れることができ、生産性の向上につながっています。

2.テレワーク導入のメリットと課題

テレワークを導入することにより、企業も従業員もメリットを享受できますが、その一方で課題もあるようです。代表的なメリットと、導入のハードルとなっている課題を解説します。

テレワークのメリット3つ

働き方をテレワークに変えることによるメリットには、移動時間の短縮やフレキシブルな働き方といった「時間」の効率化と、残業時間の減少やペーパーレスに替わることなどによる「コスト」の最適化が挙げられます。間接的に、従業員満足度の向上や新規雇用につながる可能性もあります。

通勤時間、通勤のストレスを減らす

自宅やサテライトオフィスで働ける環境を従業員に提供することで、通勤時間の長さやそれに伴うストレスが軽減され、負担を減らせます。従業員満足度が上がり、企業は残業時間の減少などのメリットを得られる可能性があります。

また、通勤距離を理由に入社することを諦めていた人材や、遠方で縁のなかった人材の採用につながった事例もあります。

仕事とプライベートを両立しやすくなる

テレワークを導入し在宅勤務などが可能になると、育児や介護との両立をはじめ、自己啓発やスキルアップの時間を作れるなど、従業員が仕事とプライベートを両立しやすい環境になります。

紙資料削減による効率化

クラウドストレージなどを利用して紙資料をデータ化することで、紙にかけていたコスト削減の効果を期待できます。また、印刷の手間がなく外出先からも閲覧や共有ができることで、業務効率の向上も期待できます。

企業がテレワークを導入しない理由とは?

テレワークの導入に前向きでない企業は、どのような課題を抱えているのでしょうか。

制度面

総務省の「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究」によれば、テレワークを利用したい人が最も課題であると感じているのは、「会社のルールが整備されていない」ことでした。会社以外の場所で働く場合、労務管理をどのように行うのかルールを整備する必要がありますが、新たなルールを策定するのは企業にとっては負担になるようです。そうしたリスクを考慮して導入が見送られるケースもあります。

費用面

テレワークを導入するためには、スマホやパソコンなどの新しいデバイスの準備や、ネット環境の整備などの費用が必要になります。残業代削減などの効果と見合わない、資金力がないといった場合、テレワーク実現は難しいでしょう。

3.テレワーク導入をスムーズに進める方法

前述のような課題をクリアするためには、いくつか押さえるべきポイントがあります。テレワーク導入をスムーズに進める方法を紹介します。

目的を明確にする

テレワークを導入する目的を明確にしましょう。例としては、「コストや残業代の削減」「業務の効率化」「従業員満足度の向上、健康増進」などが挙げられます。改善したい課題が明確になっていると、導入すべきツールや制度を検討しやすくなります。

マニュアルの策定

テレワークを実施するにあたり、報告書の作成やテレワークの申請、労務管理などの方法、従業員支援などに関するマニュアルを策定することで、新システムの導入に伴う混乱を防ぎやすくなります。できる限り詳細なマニュアルを策定し、運用開始後も改善を行いましょう。

情報漏えいを防ぐ

自宅や外出先で業務を行うと、会社関係者以外の人が情報を目にする可能性が生じます。デバイス管理の方法や情報リテラシーの周知など従業員への指導を行い、情報漏えいを防ぐための対策を取りましょう。

4.適切な情報管理でテレワークを有効活用

課題や注意すべき点もありますが、テレワークを活用することによってさまざまなメリットを得ることができ、企業にも従業員にも良い変化をもたらすことが可能です。ガイドラインや事例参考にし、安全な情報管理を行いながらテレワークを検討してみましょう。

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