テレワークの実現

クラウド管理で機密文書や大事なデータも
しっかり情報漏えい対策!

テレワークの実現には
セキュリティ対策がカギ

テレワークの導入目的に対する効果について 非常に効果があった30.6%、ある程度効果があった51.9%。非常に効果があった又はある程度効果があった82.5%

「テレワーク」は、導入企業の8割が「役に立っている」と回答した
これからの企業の働き方の1つです。

情報通信白書平成30年版によると、平成29年時点での企業のテレワーク導入率は、モバイルワークで56.4%、在宅勤務で29.9%、サテライトオフィス勤務で12.1%となっております。少子高齢化対策やワーク・ライフ・バランスの実現などの効果が期待されており、今後も拡大していくと考えられます。

しかし、自由度の高い業務スタイルであるテレワークを導入することにより、新たなリスクが生じる可能性もあります。効率化やコスト削減などのメリットがある一方、社外で仕事を行うことで従来なかったトラブルが発生することがあるためです。

テレワークの
6つの方法とは

2018年4月、総務省が「テレワークセキュリティガイドライン(第4版)」を公開し、5年ぶりのガイドライン改訂となりました。
すべての関係者が実施すべき「基本対策事項」と、より安全な環境をつくるために推奨される「推奨対策事項」が記載されています。

  • リモートデスクトップ方式

    異なるパソコンを利用して特定のパソコンを遠隔操作する仕組みをリモートデスクトップと呼びます。操作に使用する側のデバイスにデータを保存しないため、情報漏えいリスクを軽減しやすい方式です。
    オフィスで行っていた作業をそのまま引き継げることが主な利点とされています。

  • 仮想デスクトップ方式

    サーバー上にテレワークに使用する仮想マシンを用意し、サーバー上に複数のユーザーの環境を構築する方法です。勤務者はそれを遠隔で操作します。
    リモートデスクトップ方式と同様に操作するデバイス内にデータを保存しないので、リスク対策効果を期待できます。

  • クラウド型アプリ方式

    クラウドサービスを利用し、社内外でデータやアプリケーションなどを共有しながらテレワークを行う方式です。
    他者とのデータ共有やバックアップの手軽さなどといったクラウドサービスの利点を生かし、効率的な作業環境を実現しやすくなります。

  • セキュアブラウザ方式

    セキュリティに優れた特別なブラウザを利用し、データ保存などを制限してテレワークを行う方式です。
    制限をかけることでセキュリティ面の安全性を高める効果が期待できる一方で、利便性が低下する可能性があります。

  • アプリケーションラッピング方式

    テレワークで利用するデバイスにコンテナ(仮想環境)を設け、それを利用して作業を行う方式です。
    作業データをデバイス内に保存しないためセキュリティ面での安全性を期待できます。

  • 会社PCの持ち帰り

    会社で使用しているパソコンを持ち帰り、在宅勤務などのテレワークを行う方式です。
    紙の資料の持ち帰りと同じく情報管理が個人の行動に依存するため、セキュリティ面での対策強化も必要な方式とされています。

テレワークを行うときの
課題とは

柔軟な働き方が可能になり魅力が多いものの、セキュリティ面などのリスク管理、
マニュアルの整備などといった導入への課題が多い仕組みでもあります。

セキュリティやコミュニケーションの不安

テレワークを導入するにあたって、「情報漏えいの防止」などのセキュリティ面や、労働時間や進捗状況の管理などのコミュニケーションの面に対する不安が主な課題とされています。いずれもセキュリティポリシーやテレワークマニュアルの整備などで解決できる可能性があるので、導入に向けた準備を正しく行いましょう。

よくあるテレワーク導入時のお悩み・課題

  • 情報漏えいのリスク

  • 端末やセキュリティ
    確保のコスト

  • ファイル持ち出し時の
    安全性

これらの課題は、クラウド化によって解決できることがあります。
例えば、スターティアレイズのセキュアSAMBAproを使用した場合は、下記のようなポイントで役立ちます。

  • 安全性

    USB、外付けハードディスクなどへの記録メディアへの文書保存を遮断したり、印刷やコピーもブロックできるのでファイル持ち出し後の管理や情報流出も徹底的に防ぐことができます。

  • 低コスト

    専用のサーバやPC端末、管理システムの用意が不要なので、コストをかけずにテレワークをスタートすることができます。

  • いつでもどこでも

    インターネットがない環境でもファイル編集を続行することができるので、業務効率を下げることなく働くことができます。

このように、クラウド化によってテレワークにおけるセキュリティリスクを除去し、安心・安全な文書データ管理が実現できます

テレワーク導入事例

実際にテレワークを導入した企業では、どのような効果や変化があったのかを紹介します。
業界や企業規模は異なりますが、主に「働きやすさ」と「コスト・残業の削減」効果が見られるようです。
(以下、「総務省 業種・企業規模・導入の経緯(課題)・テレワークの概要・テレワークの効果」より引用)

CASE01

育児と業務の両立で長く働ける会社に

業種:情報通信業

従業員数:28名

テレワーク導入・拡大の経緯:

・辞めなくても良い会社、長く働ける会社を目指し、フリーアドレスと在宅勤務制度を策定

・2015年に地方にUターンした社員と育児中の社員が常態的な在宅勤務を開始し、在宅勤務制度を就業規則に規定

テレワーク導入の効果:

・社内業務のペーパーレス化

・BCP(※)

・男性社員の育児との両立

・人材確保効果

テレワークを導入することで、社員が育児と業務の両立をしやすくなり、災害時にもそのまま在宅で仕事ができるといったメリットがあります。働きやすさが採用面でのアピールにもなり、人材確保にもつながっています。

  • ※BCP…事業継続計画。勤務地を会社に限定しないことにより、災害時などでも業務を継続しやすくなる利点がある。

CASE02

4,000万円のコスト削減に成功!

業種:ソフトウェア開発

従業員数:32名

テレワーク導入・拡大の経緯:

・スピードアップし生産性高く、そして個人の ライフスタイルに合わせた働き方にシフト

・「毎日オフィスに来る」必要を無くし、働く時間場所ともに自分の裁量で管理できる

テレワーク導入の効果:

・4,000万円のコスト削減

・コミュニケーションはより活発&濃密に

・遠隔地に住むエンジニアを正社員として採用など

テレワーク導入によりオフィスをコンパクトにすることができ、4,000万円という大幅なコスト削減を実現しています。さらに、オフィス外での勤務が前提となった結果、情報共有が進みコミュニケーションの活性化につながっています。

テレワーク導入を
スムーズに進める方法

前述のような課題をクリアするためには、いくつか押さえるべきポイントがあります。
テレワーク導入をスムーズに進める方法を紹介します。

目的を明確にする

テレワークを導入する目的を明確にしましょう。例としては、「コストや残業代の削減」「業務の効率化」「従業員満足度の向上、健康増進」などが挙げられます。改善したい課題が明確になっていると、導入すべきツールや制度を検討しやすくなります。

マニュアルの策定

テレワークを実施するにあたり、報告書の作成やテレワークの申請、労務管理などの方法、従業員支援などに関するマニュアルを策定することで、新システムの導入に伴う混乱を防ぎやすくなります。できる限り詳細なマニュアルを策定し、運用開始後も改善を行いましょう。

情報漏えいを防ぐ

自宅や外出先で業務を行うと、会社関係者以外の人が情報を目にする可能性が生じます。
デバイス管理の方法や情報リテラシーの周知など従業員への指導を行い、情報漏えいを防ぐための対策を取りましょう。

適切な情報管理で
テレワークを有効活用

課題や注意すべき点もありますが、テレワークを活用することによってさまざまなメリットを得ることができ、
企業にも従業員にも良い変化をもたらすことが可能です。
ガイドラインや事例を参考にし、安全な情報管理を行いながらテレワークを検討してみましょう。

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