ペーパーレス

ペーパーレスとは「紙を減らす」ことを言い、紙媒体でやり取りしていた文書を電子化して利用することで紙の使用を大幅に削減する取り組みで、コスト削減や環境配慮だけでなく業務効率化にも期待が寄せられています。近年は、インターネット環境と無線LANの普及、大容量ストレージやクラウドサービスの広がり、電子文書法の制定など行政による推進もあり、民間だけでなく自治体でも推進されています。

ペーパーレスの目的

紙を減らすことによる「コスト削減」とデータ化による「仕事の効率化」、社会的視点から企業としての「環境問題への取り組み」が挙げられます。

ペーパーレスのメリット

時間の節約

利用したい書類に時間や場所を問わずアクセスでき、遠隔地と瞬時に共有することも可能です。

コストの削減

紙にかかった印刷・保管・廃棄にかかるコストを削減できます。

セキュリティ対策ができる

データベース上に保存しておくことで、盗難や紛失のリスクを減らせます。また閲覧制限を設けることで紙よりも高いセキュリティを保持することも可能です。

環境に優しくオフィスがきれいに

環境への配慮だけでなく、紙を保管していた棚や倉庫などのスペースを有効活用することができます。

ペーパーレスのデメリット

導入コストが高い

紙の代替となるデジタル端末の準備、クラウドストレージやセキュリティ対策など導入前にコストがかかります。

システム障害の影響を受ける

システムやネットワークの障害時には業務が中断するなど大きな影響が出ることもあります。

ITに不慣れな人には使いづらい

今までのオペレーションを変えるだけでなく新しい端末にストレスを感じる消極的な人が取り残されると、ペーパーレス化の移行が進みにくいこともあります。

電子化できない書類もある

電子文書法によって、電子保存が認められる文書と認められない文書が規定されています。ペーパーレス化に取り組む場合は、事前に専門業者と相談しながら準備する必要があります。

ペーパーレスを進めるポイント

目的を明確にし、関係者で共有する

どの業務を電子化するのか、電子化によってどのような効果が期待されるのかなど、ペーパーレス化の目的を関係者で明確に共有することが大切です。

スモールスタートする

最初は紙とデータを併用する、特定の部署や小規模な業務からスタートするなど、混乱を招かないように段階的に導入し、効果を実感できる環境を整えることで全体へ移行することができます。

専門業者に相談する

ペーパーレス化の導入には、閲覧するためのタブレット端末やクラウトストレージ、ペーパーレス会議システムなど、事前に環境の準備が必要です。業務内容や社内システムに適した環境を整えるために、導入方法を専門業者に相談することもおすすめです。