そもそもオンラインストレージとは？
オンラインストレージとは各種ファイルやデータをインターネットを通じてクラウド上にアップロードし、保存・共有できるサービスです。近年ビジネスシーンで幅広く活用され、メールよりもオンラインストレージ経由でのデータ共有がおすすめされるようになりました。
また、オンラインストレージは個人での利用にもおすすめです。法人では有料のオンラインストレージが、個人では無料のオンラインストレージがおすすめされる傾向があります。クラウドストレージとも呼ばれています。
法人向けオンラインストレージにはDropboxやMega、Boxなどがあり、個人向けオンラインストレージにはGoogleドライブやOneDriveなどがあります。近年ではTBをこえる容量の大きなオンラインストレージも増えてきていますし、WindowsのPCには無料のOneDriveがプリインストールされるようになりました。
パソコンだけでなくiPhoneなどのスマホでも利用でき、写真や動画、音楽といった容量の大きなデータはオンラインストレージへの保存がおすすめされているほどです。
大きな容量もしくは無制限で使用したいという場合には有料版がおすすめですし、月額料金をできるだけかけたくないという場合は無料版がおすすめです。
活用によるメリット・おすすめの理由
ファイルの管理・共有が簡単にできるようになる
テレワークの浸透により、オフィスの外で働く機会の多くなった個人にも、オンラインストレージはおすすめのツールです。Web上のストレージに保存したファイルは、セキュリティを維持しながら簡単に共有できます。
バックアップの心配がなくなる
オンラインストレージにファイルを保存しておけば、PCにトラブルが起こった際も安心です。オンラインストレージをうまく活用すればわざわざバックアップをする必要がなくなります。定期的なバックアップを忘れがちという企業・個人におすすめです。
サーバー管理が不要に
オンラインストレージがあるのは通常のWebサイト上なので、外部にサーバーを借りる必要も、社内にサーバーを設置する必要もありません。手間を増やしたくない企業にもオンラインストレージはおすすめです。
比較的低コスト
オンラインストレージの価格は様々ですが、無料・安い料金からスタートできます。Dropboxのように、有料・無料双方のプランを用意しているオンラインストレージもあります。比較的低コストからスタートできます。
アクセスのしやすさ/利便性が高い
大きな容量のオンラインストレージにいつでもファイルを保存・共有できる便利さがおすすめの理由です。スマホで写真を撮ってそのままオンラインストレージに保存という方法をとっているユーザーも多いのではないでしょうか。
選ぶ時にチェックすべきポイントとは？
容量の大きさ
法人と個人どちらが使うのか、何人で使うのかといった点で検討が必要です。自社でどのような形で利用するのかがまず重要です。
費用感
一方、容量を大きくすればその分費用がかかってくることになります。適切な容量のオンラインストレージを、できるだけコストをおさえて使う方法を探すべきです。
操作性やユーザービリティ
オンラインストレージの操作性が悪いと、せっかくの便利なサービスも意味がありません。導入時には使いやすそうかという点もしっかりとチェックが必要です。
セキュリティ
特に法人利用ではセキュリティの安全性は欠かせません。導入時には安心して使えるオンラインストレージかを見極めることをおすすめします。
国産か海外産か
オンラインストレージには国産と海外産、双方のサービスがあります。普段の利用時には差異はないという場合も、トラブル発生時には国産オンラインストレージのほうが比較的安心かもしれません。
サポート
オンラインストレージは長期的に使用するものですので、トラブル時のサポートは重要です。人気のオンラインストレージであっても、導入前にサポートの評判もしっかり調べて検討しましょう。
状況別に合わせて選ぶ！おすすめのオンラインストレージとは
コストを抑えたい場合
コストを抑えたいならGoogleドライブやDropboxなどの無料版からスタートするのがおすすめです。また、無料版からスタートすることで有料版と比較したときの違いを容量以外にも感じやすいというメリットもあります。
セキュリティを重視したい場合
Smooth FileというオンラインストレージはSSL暗号化通信、ウイルスチェック、権限設定、制限機能、ログの自動保存、さらにはオプションでPDF透かし機能・LDAP認証なども用意するセキュリティ特化型オンラインストレージです。
国産のサービスを選びたい場合
国産オンラインストレージではセキュアSAMBAがおすすめです。セキュアSAMBAは導入実績2,500社以上(2020年10月時点)と、多くの企業に選ばれているオンラインストレージです。無料のフリープランからスタートし、有料版に切り替えられる点も魅力です。
使いやすさを重視したい場合
OneDriveはWindowsPCにプリセットされているオンラインストレージですので、多くの人が使用しはじめやすく、ファイル共有などがしやすいでしょう。同じくGoogleドライブもすでに使用経験があるという人が比較的多く、おすすめです。
カスタマイズ可能なストレージを選びたい場合
オンラインストレージを自社用にカスタマイズしたいという場合は、DirectCloud-BOXがおすすめです。同サービスは特に脱ファイルサーバーからの切り替えを得意とし、要望に応じてカスタマイズが可能だといいます。
まとめ
2019年、2020年、2021年と、年々導入企業が増えているオンラインストレージ。ビジネスシーンでの利用は容量と料金のバランスの見極めが重要です。導入を考えている場合はいろいろなオンラインストレージを比較し、自社に合うサービスをしっかりと選ぶことをおすすめします。
