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    e-文書法の歴史

    e-文書法とは通称である

    e-文書法は、2005年4月に施行された2つの法律の条文をひとまとめにしている呼称です。e-文書法に含まれる法律は下記の2つです。
    ・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
    ・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

    まずはe-文書法が上記2つを指しているものだと理解することが大切です。

    対象となる文書

    次にe-文書法の対象となる文書・資料は下記の通りです。

    <財務・税金関係書類>
    会計帳簿、契約書、領収書、請求書、納品書、 など
    <会社・決算関係書類>
    定款、株主総会・取締役会議事録、貸借対照表、損益計算書 など

    対象外となる文書

    一方、e-文書法の対象外となるのは次のような文書・資料です。
    <即座に閲覧できる状態にすべき書類>
    船舶に備える手引書 など
    <現物性が高い書類>
    免許証、許可証 など

    たとえばパソコンで作成した請求書をそのまま公式文書とできるため、印紙の購入が必要なくなるなど、e-文書法により文書作成の手間を大幅に軽減できます。

    2015年、2016年、2019年、2020年の要件緩和

    e-文書法に関連するものとして電子帳簿保存法の存在があります。2015年移行繰り返し要件が緩和されてきた電子帳簿保存法の法律改正の推移をたどります。

    金額制限を撤廃

    3万円以下という制限があった契約書・領収書のスキャナ保存ですが、2015年にその制限が撤廃されます。これにより、経理担当者の負担がさらに軽減されることになります。

    電子署名不要

    「電子署名が必要」というe-文書法の要件が緩和されたのも2015年の改正時です。一方でこの時点ではスキャンできる機器や原本の保管義務といった制限が残っていました。

    スマートフォンでの読取が可能に

    2016年、e-文書法の改正でスマホやデジカメでの撮影による読み取りも可能になりました。これにより多くの経理担当者の負担が軽減されることになります。

    入力期間制限の要件緩和

    2019年にはそれまで「3日以内」とされていた入力期間制限が「概ね3日」という表現に変更されました。これにより効力無効となるまでの猶予は1週間弱ほどまで延長されたことになります。

    受領側のタイムスタンプ不要

    最後に2020年の要件緩和で実現されたのが受領側のタイムスタンプの省略です。これはデータがクラウド上などに保存された時点で、ユーザーが痕跡を残さずにデータの改変ができなくなるという背景から、e-文書法において「以後データは改変していない」という証明ができる環境でならタイムスタンプが不要となりました。

    4つの要件

    e-文書法に基づきデータを運用する際には次の4つの要素が求められます。

    1.見読性

    e-文書法関連文書のデータをすぐさま閲覧できる状態かどうかが問われます。必要な状況になった際に、すぐさま呼び出せる環境に置いておくことが重要です。

    2.完全性

    e-文書法関連文書のデータは改ざんできない・されていない状況を保つ必要があります。完全性が保たれていなければ、文書としての効力を失ってしまいます。

    3.機密性

    e-文書法関連文書のデータは企業内の限られた人にした閲覧・操作できない状態にしなければなりません。機密性が守られていなければ、完全性を保つことが困難になる恐れがあるからです。

    4.検索性

    e-文書法関連文書のデータは保管場所ではなく、その文書自体が正しく管理されている必要があります。求められた際に素早く見つけ出せる形で保管しておく必要があります。

    e-文書法と電子帳簿保存法の違い

    e-文書法と電子帳簿保存法はいずれも重要書類のペーパーレス化を促進するものですが、適用範囲が違います。

    電子帳簿保存法とは?

    電子帳簿保存法とは国税帳簿書類の電子データ保存を認める法律です。1998年7月に制定され、改正を重ねて電子データ保存の適応文書や保存形式の範囲を広げています。

    e-文書法と電子帳簿保存法の違い

    電子帳簿保存法が対象とする書類は、財務省・国税庁が管轄する分野に限られます。おもに経理関連文書が中心です。一方で、e-文書法は複数の監督省庁が関わる200をこえる法律に関連するものです。そのためe-文書法は対象書類が膨大です。

    また、それぞれは関連した改正を行うこともありますが、どちらの法律かが先行して改正し、もう一方があとから追いかける形をとることもあります。今後もe-文書法と電子帳簿保存法近しい分野をカバーしながら改正されていくことが予想されます。

    まとめ

    今回はe-文書法の要件や企業にとっての意味を説明してきました。

    e-文書法によって各種文書のデジタル化が促進しました。日々の仕事で考えるとこれまでパソコンで作成した文書をプリントアウトし、宛先を入力してファックスするという工程が大幅に簡略化されます。e-文書法が改正されてきた経緯を把握し、要件をおさえることは業務効率化に欠かせないといえるでしょう。

    e-文書法は法律の中でも企業にとって有利な位置づけのものですので、改正があった際には積極的にキャッチアップしていきましょう。

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