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電子帳簿保存法とは?オンラインストレージでの保存方法をご紹介

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    電子帳簿保存法とオンラインストレージとは?

    電子帳簿保存法とは国税帳簿書類の電子データ保存を認める法律です。電子帳簿保存法により、デジタル化が進み、各種文書をオンラインストレージなどに保存できるようになりました。

    電子帳簿保存法の歴史

    電子帳簿保存法の制定は1998年7月。この段階ではあらかじめデータで作成された国税関係帳簿書類の全部または一部について、電子データ保存が認められました。初期の段階ではオンラインストレージでの保管・共有は不可能でした。その後、2005年3月の改正によって、書類のスキャン保存が認められ、オンラインストレージを含め各種ツールの活用が促進されたのです。

    電子帳簿保存法対象の書類の種類

    電子帳簿保存法によりデータとしてオンラインストレージなどに保存できる書類は次の通りです。

    <帳簿>
    ・総勘定元帳
    ・仕訳帳
    ・現金出納帳 など

    <決算関係書類>
    ・棚卸表
    ・貸借対照表
    ・損益計算書 など

    <その他の証憑類>
    ・契約書や領収書
    ・請求書
    ・納品書 など

    電子帳簿保存法で認められている保存方法

    ①電磁的記録による保存

    記録段階の最初から一貫してデータで作成する場合を指します。

    ②マイクロフィルムによる保存

    記録段階の最初から一貫してデータで作成し、その電磁的記録のマイクロフィルムに保存することができます。

    ③スキャナ読み取りによる保存
    決算関係書類や契約書、領収書を除く紙の書類はスキャナ読み取り保存が可能です。

    上記3つの方法を実施するためには、いずれも納税地等の所轄税務署長等へ申請し、承認を受ける必要があると電子帳簿保存法で定められています。

    オンラインストレージとは?

    オンラインストレージは各種書類やデータをネットワークを通じてCloud上にアップロードし、保管・共有できるサービスです。

    近年では企業内での情報共有や保管にオンラインストレージを活用する会社が増えてきています。オンラインストレージサービスの代表例としてはDropbox(ドロップボックス)などがあり、無料版でもある程度の容量が保管可能です。

    電子帳簿保存法の基づく文書の電子保存にオンラインストレージの活用が期待されています。オンラインストレージサービスをうまく運用できれば、電子帳簿保存法への対応も容易になるでしょう。

    2005年の法律改正

    2005年の法律改正により、電子帳簿保存法は紙に出力されたデータも対象になりました。法律改正前後を比較すると、会計関連の帳票や書類が管理しやすくなったといえるでしょう。ただし、3万円以上の契約書・領収書は紙による保存が必要とされ、会計帳票・文書のスキャナ保存は認められませんでした。この要件緩和は2015年の法律改正を待つことになります。

    2015年の法律改正で必要になったこと

    金額上限の要件緩和が行われた一方で、2015年の法律改正では文書偽造を防止するための企業への措置も盛り込まれました。具体的には「適正事務処理要件」と呼ばれ、電子帳簿保存法に関わる文書を作成・管理する際には社内での定期的な相互チェックが必要になりました。

    2017年に適応されたこと

    2017年に適応された改正内容で画期的だと話題を呼んだのは、物品を購入した領収証がスマホ写真で受付可能になったことです。これにより経理・会計担当者による記帳の手間が大幅に軽減されるとともに、freeeのようなオンライン経理サービスが実用的なものになりました。

    この領収証の扱いはその後、2020年10月にタイムスタンプでの照明が必要という形で再度改正され、今に至ります。

    オンラインストレージを利用した電子帳簿保存法の運用

    電子帳簿保存法関連の書類の保存にオンラインストレージを活用する際、ポイントとなるのは下記2点です。

    ・オンラインストレージからすぐさまデータを呼び出せること
    ・電子帳簿保存法の真実性・可視性の要件に基づき、バックアップが短期間で定期的に行われていること

    これらの条件を考えると海外よりも国内のオンラインストレージのほうが電子帳簿保存法関連文書の保存に適していると考えられます。海外のオンラインストレージでは電子帳簿保存法の適応対象外になるということはありませんが、なにかトラブルがあり、急ぎ対応が必要な際などに、国内のオンラインストレージのほうが安心でしょう。

    オンラインストレージ「セキュアSAMBA」を利用した保存方法

    電子帳簿保存法の条件を満たすオンラインストレージとして「セキュアSAMBA」を紹介します。セキュアSAMBAは2000社以上の導入事例があるオンラインストレージです。業界は食品やサービス、不動産まで様々な実績があります。

    特徴としては、気軽に無料からスタートし、機能が充実している有料版に切り替えられる点が好評を集めています。オンラインストレージは端末システムへの負荷も大きくないため、スマホからWiFiでファイルを共有することも可能です。

    「セキュアSAMBA」は導入支援が充実していて、要望に応じて社内セミナーの実施も依頼できます。企業にとってスタートしやすいオンラインストレージだといえるでしょう。

    ▼オンラインストレージ「セキュアSAMBA」についての詳しい情報はこちら。
    https://securesamba.com

    まとめ

    電子帳簿保存法は1998年から継続的に改正され、経理・会計業務のペーパーレス化を推進してきました。また、その他の部分でも2012年に行われた関税改正では電子メールが保存義務のある文書に指定されるなど、紙の文書と電子の文書の境界が取り払われてきました。

    今後このような流れはますます加速することが予想されます。電子帳簿保存法関連文書への対応も含め、オンラインストレージは企業にとって将来性のあるサービスだといえるでしょう。

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