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簡単にファイル共有できる方法とは?

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    ファイル共有を簡単に行える手段は何がある?

    ファイル共有は常に会社内のパブリックネットワーク上のパソコン同士で行われるものではありません。この記事では簡単でおすすめなファイル共有方法を紹介します。

    ファイル共有方法の例

    オンラインストレージ
    1つ目はオンラインストレージです。オンラインストレージは簡単にファイル共有ができるサービスで、近年ビジネスシーンでも利用が広まっています。導入が簡単な点も特徴です。

    ・ファイル共有サーバー
    ファイル共有サーバーは社内にファイル共有用のパソコンを設置し、ファイル管理を行う方法です。導入時にコストと手間がかかりますが、運用が始まれば簡単に使用することが可能です。

    ・ファイル転送・共有サービス
    ファイル転送・共有サービスは特定のデータをサイトにアップロードし、そのURLを共有・ダウンロードする方法です。使用は簡単ですが、セキュリティが懸念される場合があります。

    NAS
    NASはファイル共有サーバーに近い機能をもつツールです。社内に専用のシステムを構築し、LANもしくは有線接続によってファイル共有可能な場(フォルダー)を作ります。容量などの制限がありますが、ユーザーは比較的簡単に使用できます。

    簡単でおすすめなファイル共有方法はオンラインストレージ

    様々なファイル共有方法がある中で、簡単でおすすめなのはオンラインストレージです。オンラインストレージは、ウェブ上のフォルダを通じてファイル共有を行う方法で、簡単に使用できます。

    無料版やBluetooth対応のスマホ用アプリもあり、クラウドドライブやファイル・ホスティング(file hosting)と呼ばれることもあります。オンラインストレージが簡単でおすすめなファイル共有方法である理由を紹介します。

    簡単でおすすめなファイル共有方法である理由①:セキュリティの安全性

    BoxやiCloudなど、オンラインストレージには様々な種類があります。セキュリティ面ではOneDriveとDropboxに定評があり、この2種はWindows10のセキュリティとパフォーマンスを高めて使用できるSモードに対応していることでも有名です。Dropboxなどのこれらオンラインストレージには無料版もあり、気軽に使うことができます。

    簡単でおすすめなファイル共有方法である理由②:ファイル共有の工数削減

    ファイル共有をウェブで簡単にできるということは、業務を効率化できるということです。スマホで撮影した写真をパソコンに移す際、撮ったその場でネット上のオンラインストレージに追加できれば手間を軽減できます。

    簡単でおすすめなファイル共有方法である理由③:アクセス権限の設定

    オンラインストレージでのファイル共有なら、特定のグループにファイル共有を行い、共有ディレクトリ(編集権限)を管理できます。ユーザーの追加やファイルの表示、パスワード設定なども細かく設定できるため、多くの企業に活用されています。

    オンラインストレージのこの部分に注目

    簡単に使用できるファイル共有方法であるオンラインストレージですが、Dropboxなど様々な種類があります。実際に使用するツールを選ぶ際にはどのような点に注目すればいいのでしょうか。ファイル共有方法として、簡単に使うためにポイントを紹介します。

    ファイル共有方法を簡単に使うためのポイント①:セキュリティ要件

    ネット上にデータをアップロードするオンラインストレージにとって、安全性は大きな問題です。日々使うツールだからこそ、簡単に使えるだけでなく、安心してファイル共有できるかを事前に確認する必要があります。

    ファイル共有方法を簡単に使うためのポイント②:有料か無料か

    Dropboxなどのオンラインストレージには無料版から使い始め、のちのちアップグレードできるサービスがあります。いきなり有料のツールを導入できないという企業は無料版から使用してみるという方法もあります。無料版で容量やアクセス制限について検討するといいでしょう。

    ファイル共有方法を簡単に使うためのポイント③:操作方法は簡単か

    簡単にファイル共有を行うためには何よりまず、簡単に使える必要があります。データをアップロードする際、編集する際に簡単にアクセスできなければ、ファイル共有ツールとしての機能を果たせません。

    まとめ

    今回は簡単にできるファイル共有方法として、オンラインストレージを紹介しました。オンラインストレージはすでに多くの企業で活用されているファイル共有方法で、今後さらに多くの会社に導入されることが予想されます。

    ファイル共有のしかたをより簡単なものに見直したいという気持ちがあるなら、オンラインストレージの活用を検討するといいでしょう。ファイル共有の方法を簡単にすることで、その他の業務効率化にもつながり、企業は多くのメリットを感じることができるはずです。

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