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社外の方とファイル共有を行う方法とおすすめサービスとは?

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    社外の方とファイル共有する時の手段とは?

    ビジネスシーンでは社外(取引先)とファイル共有を行う場面があります。この記事では社外とファイル共有する際におすすめの方法を紹介します。

    社外とファイル共有する方法の例

    ・メール
    メールは一般的な社外へのファイル共有方法ですが、セキュリティ面や容量に課題があります。手軽さで選ばれている社外へのファイル共有方法です。

    オンラインストレージ
    オンラインストレージは近年広まりを見せているサービスで、1TBをこえる容量に対応するサービスもあります。社外へのファイル共有方法として活用する企業が増えています。

    ・ファイル転送サービス
    ファイル転送サービスはサイトにデータをアップロードし、社外へファイル共有する方法です。サインインなしのサイトURLの受け渡しで、メールより大きな容量のデータを社外にファイルを送れます。

    ・記憶端末による受け渡し
    USBメモリを用いて社外へファイルを送ることもありますが、県外の企業感での輸送やセキュリティの問題で、近年では禁止・停止し、Webでのファイル共有に切り替える企業が増えています。

    社外の方とファイル共有するならオンラインストレージが望ましい

    社外へのファイル共有にはオンラインストレージ(Online Storage)がおすすめです。社外へファイル共有でのオンラインストレージのメリットを紹介します。

    社外へファイル共有におすすめ理由①セキュリティ対策

    社外にファイル共有を行う際に、懸念されるのはセキュリティ問題です。セキュリティ対策が行われているオンラインストレージなら、社外へのファイル共有時に情報漏えいの発生を回避できます。

    社外へファイル共有におすすめ理由②ファイル共有後の紛失回避

    メールやサーバーでの社外へのファイル共有は、社外の受信相手が誤って削除する事態が起こりえます。オンラインストレージなら社外へのファイル共有後も共同管理となるため、万が一のリスクを回避できます。社外にファイル共有する際には送り先でのリスクにも備えるべきです。

    社外へファイル共有におすすめ理由③手間の軽減

    オンラインストレージで社外にファイル共有する際、特別な設定は必要ありません。共有したいファイルをクラウドに格納すれば自動的に相手の端末にもデータが同期されます。共有ファイルは企業間でいつでも使えます。社外へのファイル共有の手間が軽減される点も、オンラインストレージによるファイル共有のメリットの1つです。

    オンラインストレージを選ぶ上で見るポイントとは?

    社外へのファイル共有方法に最適なオンラインストレージですが、サービスには数多くの種類があります。Office365のOneDrive(旧SkyDrive)やGoogleのGoogleDrive、GSuite、Box、Dropbox、MEGA PRO Iなど、代表例だけでも様々です。社外へのファイル共有方法を選ぶ際のポイントを紹介します。

    社外へのファイル共有方法として重要なポイント①容量

    社外へのファイル共有時、容量は検討すべきポイントです。Excelのようなファイルはそれほどでもありませんが、写真を管理する際には大きな容量を要する場合があります。社外にどのようなデータをファイル共有するのかを整理しておきましょう。

    社外へのファイル共有方法として重要なポイント②権限管理

    Microsoft TeamsのSharePointやサイボウズのような、ログインが必要なファイル共有方法ではない場合、多くのメンバーの目に触れる場所で、だれがどのファイルを見れるかという権限管理を行う必要があります。オンラインストレージを選ぶ際には細かく権限付与・管理ができるサービスがいいでしょう。

    社外へのファイル共有方法として重要なポイント③費用

    ファイル共有方法を検討する際、コストは大きな問題です。社外へのファイル共有方法としてオンラインストレージを活用する際には、サービス価格を確認する必要があります。また、多くのオンラインストレージには導入前に企業が使用感を試せる無料版があります。社外へのファイル共有に際して、一度試してみるといいでしょう。

    社外へのファイル共有方法として重要なポイント④セキュリティ

    「社外へファイル共有におすすめ理由」の部分でも説明しましたが、社外へのファイル共有方法として、セキュリティ対策は何よりも重要です。さきほどのOffice365のOneDriveやGoogleDrive、Box、Dropboxなどのサービスはいずれもセキュリティにも定評があるので安心です。

    社外へのファイル共有方法として重要なポイント⑤操作性

    WindowsやMacのPC、Surfaceのようなタブレット、Androidスマホなど、様々な端末からアクセスできる点もオンラインストレージの特徴です。ブラウザでもアプリでも設定不要で、社外へのファイル共有ツールとして使い勝手がいいことも大切です。

    まとめ

    社外への新しいファイル共有方法として、2015年から2019年にかけて、急速に広まりを見せたオンラインストレージ。設定不要の無料サービスも多くのユーザーに支持されています。外部へのファイル共有方法として、オンラインストレージを検討しているなら、まずは有料サービスの無料トライアルから本契約へ切り替えていくといいでしょう。

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