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法人向けファイル共有サービスの選び方

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    ファイル共有の方法には何があるのか?

    様々なファイル共有サービスがあるなかで、企業・法人が会社で運用する際にはどのようなファイル共有方法を導入すべきなのでしょうか。法人がビジネス利用できるサービスを紹介します。

    法人向けファイル共有方法の例

    ・メール添付
    多くの法人・個人が使用しているファイル共有方法はメールでしょう。セキュリティの安全性や容量に課題がありますが、業務の容易さの面で使用している法人が多い方法です。

    ・ファイル共有・転送サービス
    ファイル共有・転送サービスは特定のデータをサイトにアップロード・共有・ダウンロードする方法です。メールでは送れない容量のデータをやり取りする際に活用している法人が多いです。GigaCCなどが有名です。

    オンラインストレージ
    オンラインストレージはWeb上でファイル共有を行うサービスです。近年導入する法人も増え、TBをこえる容量のサービスも登場するなど、ビジネスシーンでの法人利用が高まっています。

    ・ファイルサーバー
    ファイルサーバーは社内にファイル共有用のパソコンを設置する方法です。システム担当者がいれば、社内の業務を効率化できます。

    NAS
    NASはファイルサーバーに近いツールで、社内に専用のシステムを構築し、ファイル共有可能なフォルダを作ります。ユーザーにとっては法人オフィスでのファイル共有・各種対応を楽にしてくれます。

    法人がファイル共有するのであればオンラインストレージが望ましい

    様々なファイル共有方法があるなかで、法人におすすめなのはオンラインストレージです。オンラインストレージは無料サービス・有料サービスとも多くの法人で導入されています。無料サービスからスタートし、有料サービスへと切り替える法人が多く、月額で料金が発生するものが一般的です。クラウドストレージとも呼ばれています。

    ファイル共有方法として法人向きな理由①セキュリティの安全性

    多くの法人にとってセキュリティは大きな問題です。個人情報などのデータ流出は法人の評判を傷つける可能性があります。オンラインストレージは他のファイル共有方法と比較すると、セキュリティの安全性が高く、多くの法人に選ばれています。

    ファイル共有方法として法人向きな理由②データ容量

    メールやファイル共有サーバーでのやり取りにはデータ容量の問題が伴います。オンラインストレージであれば、大容量のデータをストレスなく保存・ダウンロードすることができ、法人による導入・運用に向いています。

    法人向けオンラインストレージ選定のポイント

    ファイル共有方法として企業にメリットの大きなオンラインストレージ。開発元としてはCTCやBIGLOBE、KDDIなどが有名で、具体的なサービスとしてはDropboxやPrimeDrive、Boxなどがあり、シェアをわけあっています。法人向けファイル共有方法として、オンラインストレージを選定する際には注目すべきポイントを紹介します。

    法人向けファイル共有方法選定のポイント①有料か無料か

    DropboxやPrimeDrive、Boxなどのオンラインストレージの中には無料版から導入し、企業がファイル共有を試せるものあります。はじめてオンラインストレージを導入する法人は、まず無料版からスタートし、業務に活用できるか、保存容量は十分かなどを確認すべきでしょう。

    法人向けファイル共有方法選定のポイント②権限設定

    オンラインストレージを安全に使用するためには権限を細かく設定できることが重要です。特に法人向けとなると、社内外多くのユーザーがファイル共有することが想定されますので、各個人に対してセキュリティ管理ができる権限付与が必要になります。

    法人向けファイル共有方法選定のポイント③操作性

    法人向けファイル共有方法としてオンラインストレージを活用する際には、操作性の高さが求められます。Windowsパソコンはもちろん、AndroidやiPhoneのアプリとして使用する際にも、個人ユーザーが使いやすいと感じられなければ、うまく法人内に浸透しないでしょう。法人内で無料版のオンラインストレージを比較し、使いやすいと感じられるものを最終的に導入すべきです。

    まとめ

    オンラインストレージは法人向けのファイル共有方法として、セキュリティ強化や業務効率化など、様々なメリットがあるサービスです。実際に多くの法人がファイル共有の手段としてオンラインストレージを導入しています。DropboxやPrimeDrive、Boxなどの公式サイトにはそれぞれのサービスの導入実績が掲載されていますので、導入法人の業種や規模感を参考にすることができるでしょう。

    無料版を活用すれば導入のハードルも低くなりますので、ファイル共有・管理の方法に課題を感じているという法人は活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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