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オンラインストレージのプライバシーはどうなっている?

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    ファイル共有や保存に、オンラインストレージクラウドストレージ)を導入する企業が増加しています。GoogleやYahoo!などのクラウドサービスを始め、多くのオンラインストレージがあり、保存容量や価格、プライバシー機能も様々なので、迷ってしまう人もいるかもしれません。

    法人でオンラインストレージの導入を検討している場合は、個人利用よりも慎重に、プライバシーに配慮したサービスの選択がおすすめです。

    今回は、プライバシー観点からみたオンラインストレージのデメリットや、プライバシー対策についてまとめました。代表的なオンラインストレージのプライバシーポリシーを比較したので、参考にしてみてください。

    1.プライバシー観点でのオンラインストレージのデメリット

    オンラインストレージは、ファイル共有・保存の効率化や、外出先からのファイル閲覧、無制限の容量を利用できるなど、様々なメリットがあります。一方、プライバシーの観点からは、2つのデメリットがあります。ビジネスでオンラインストレージを利用する場合は、特にプライバシー保護のために、対策が必要になるでしょう。

    データ管理は自己責任

    オンラインストレージ利用の注意点として、「データ管理」の方法が挙げられます。企業の内部情報や個人情報など、機密性の高いデータを保存する場合は、特にプライバシーの管理を徹底しましょう。

    一般的に、有料のオンラインストレージは、プライバシーやセキュリティを強化したサービスが多いです。しかし、2015年に日本年金機構の個人情報が漏えいした出来事があったように、サイバー攻撃やサーバー障害、データセンター付近の災害など、予期せぬトラブルが発生した場合には、データ消失やプライバシー流出などの危険があることも考慮しておきましょう。

    万が一の事態に備えて、ハードディスクドライブ(HDD)などにバックアップを取っておくと安心です。

    他サービスの広告に利用される可能性

    課金せずに利用できるオンラインストレージには、広告収入によって運営されているサービスもあります。それらのオンラインストレージは、ファイルや写真、メール内容を自動的に取得して、広告に利用している可能性もあるため注意しましょう。

    企業の信用や評判に関わるトラブルが発生しないよう、オンラインストレージ利用前に、プライバシーポリシーや利用規約を確認しましょう。無料や安いばかりに、プライバシーやセキュリティ対策が不十分なオンラインストレージを選択してしまうと、思いもよらないトラブルに発展することがあります。

    2.代表的なサービスのプライバシー

    代表的な3つのオンラインストレージについて、プライバシーのポイントをまとめました。オンラインストレージのプライバシーポリシーや利用規約は、定期的に更新されます。最新情報は、各社のサイトで確認してください。

    Google Drive(グーグル・ドライブ)

    Google社が、15GBまで無料提供するオンラインストレージです。データを同期すると、Google社が提供するサービスの運営や改善、プロモーションなどに、データの利用を認めることになります。このプライバシーポリシーは、ユーザーがサービスの利用を停止した後にも保持されます。
    参考:「Googleポリシーと規約」

    One Drive(ワン・ドライブ)

    Microsoft社が提供するオンラインストレージで、5GBまで無料、1TBまで利用できます。ファイル、写真、文書、音声、デジタル作品、ライブストリーム、ビデオなどのデータは、Microsoft社がデータの収集・使用・開示できます。このプライバシーポリシーは、ユーザーがMicrosoft社に送信する投稿、他ユーザーとのやり取りも含みます。
    参考:「Microsoft サービス規約」

    Box(ボックス)

    Box社が提供する、10GBまで無料のオンラインストレージです。ファイルデータや、Boxを利用するデバイスの情報を収集します。現在のプライバシーポリシーでは、他サービスとBoxを連携させている場合は、合わせてデータ取得できると記載されています。
    参考:「Box個人情報保護方針」

    他にも、Dropbox、iCloud、MEGA、セキュアSAMBAなど、様々なオンラインストレージサービスがあります。プライバシーポリシーや利用規約を検閲し、自社の求めているセキュリティ基準に合ったオンラインストレージを選択しましょう。

    3.オンラインストレージでできるプライバシー対策

    オンラインストレージを安全に運用するポイントは、プライバシー対策の実施です。Windows・Mac問わず、ビジネス利用の場合には、必ず取り組みたいプライバシー対策を3つ紹介します。

    ファイルの共有範囲を制限

    オンラインストレージには、ファイルの共有範囲を制限する機能があります。プライバシーを保護するために、ファイルやフォルダごとに共有対象者を選択し、関係者のみに必要なデータを共有できます。
    オンラインストレージによっては、データ共有後に範囲変更できるプランもあります。プライバシーを守り、情報漏えいの予防にも役立つ機能だと言えるでしょう。

    パスワードや二段階認証の設定

    オンラインストレージのアカウントには、必ずパスワードを設定しましょう。プライバシー対策のため、推測されやすい言葉は避け、アルファベット・数字・記号を組み合わせて作成します。
    オンラインストレージの二段階認証も有効です。電話やメール、アプリなどを活用して、セキュリティコードを入力します。ファイル閲覧までの速度は遅くなりますが、オンラインストレージの安全な運用には、プライバシーやセキュリティ面の強化が欠かせません。

    不特定多数が使う端末に注意

    オンラインストレージは、不特定多数が使う端末で利用することのないように気を付けましょう。それらの端末で、安易にオンラインストレージにログインしたり、重要なファイルをダウンロードしたりすることは大きなリスクを伴います。
    社内であっても、部署単位や役職によってアクセスできる情報が異なるので、プライバシーや機密情報が流出する危険を減らすため、決められた端末以外でオンラインストレージを利用することはおすすめできません。

    4.まとめ

    オンラインストレージの導入時には、保管容量や価格のほか、プライバシーやセキュリティに配慮したサービスの選択が重要です。「セキュアSAMBA」など、ビジネス利用に特化したオンラインストレージがおすすめです。暗号化通信やウイルスチェック、端末認証、アクセスログ管理などの機能が標準搭載されているので、プライバシー対策にも貢献します。

    オンラインストレージのプライバシーやセキュリティ機能を過信せず、ファイル共有範囲の制限やパスワード、二段階認証などを活用して、自社でプライバシー対策を行いましょう。オンラインストレージを適切に運用し、業務効率化の効果を実感してください。

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