ファイル送信はどの方法が適切？
ファイルやデータを送信する際、メール添付の他にオンラインストレージを使用する方法があります。オンラインストレージを使用するファイル送信がメールとどう違うのかを考えていきましょう。
メールのファイル送信は、メールにファイルを添付するものです。手間がかけずにファイルを送信できます。送信にはメールアドレスを取得・登録する必要がありますが、メールアドレスがあれば素早くファイルを送信できます。
一方でオンラインストレージはファイルをオンラインストレージにアップロードし、アップロード先のURLを発行・送信するものです。メール以外にもSNSで送信でき、オンラインストレージを使えば大きな容量のファイルを送信できます。
メールでのファイル送信は10MB前後が上限となりますが、オンラインストレージを使用すればGB（ギガバイト）をこえるサイズのファイルもアップロード・ダウンロードできます。
オンラインストレージには無料・有料含め、Gigafile便やOneDrive、Googleドライブ、ファイヤーストレージ、GIGAPOD Miniなどがあります。メールの代わりにオンラインストレージの導入を検討する際には、オンラインストレージを比較し、最適なものを選びましょう。
メールではなくオンラインストレージでファイル送信する時のメリットとは？
メールよりも大きなファイルをアップロードできるオンラインストレージには、様々なメリットがあります。メールはメールアドレス宛に送るため、送信時にアドレスを1件1件入力するという手間がかかります。
一方オンラインストレージの場合は一度ファイルをアップロードしておけば、メール以外の場でも共有できます。ファイルについてはWeb上のサーバーに保存されている状態となり、送信後に削除もできます。
メールには一度送った後の取り消しができない、アクセス制限ができないという難点があります。オンラインストレージの場合は共有後でもアップロードしたファイルを変更することが可能です。
スマホや携帯でオンラインストレージにアップロードする場合は、アプリでも写真や動画を管理・転送できます。たとえばMacのオンラインストレージiCloudは、難しい設定は不要で直感的な使い方になっています。
オンラインストレージ上にアップロードされているファイルは、オンラインストレージ上で共同編集も可能です。共同編集とはアップロードされた1つのファイルを複数名で同時に編集するものです。
これによりメールへのファイル添付で行っていた、受信、ダウンロード、編集、ファイル添付、メール返信といった工程をなくし、オンラインストレージ上でそのままファイルを編集できるようになります。
共同編集ができるオンラインストレージは、メールに比べると業務効率化に大きな効果をもたらします。オンラインストレージを使用する際には容量のギガ数だけでなく使いやすさについても検討し、選定すべきです。
逆にデメリットはある？
オンラインストレージのデメリットはメールとは違い、大勢の目に触れる場所に写真や動画などのファイルがアップロードされる点です。セキュリティの安全性をしっかりと確認し、他の人がファイルをアップロードした際の通知も確認しておかなくてはならないでしょう。
また、メールよりも送れる容量が大きいといっても無制限ではありません。一時的にではなく長期的にオンラインストレージを使用する際にはギガ数を節約してアップロードなければ、上限に達して使えないという事態に陥る恐れがあります。特に動画をオンラインストレージにアップロードする際には注意が必要です。
オンラインストレージによっては該当するフォルダにアクセスするためにログインが必要です。せっかく便利なオンラインストレージも、アクセスできなければ意味がありません。オンラインストレージのURLを受け取った相手がオンラインストレージを使い慣れていなければかえって手間がかかるという難点があります。
このリスクを解消するにはオンラインストレージにファイルをアップロードする前にあらかじめメール添付との違いや、大きなギガ数のファイルをアップロードできる仕組みを仲間に説明しておくべきです。
メールよりもオンラインストレージがおすすめな理由をきちんと説明しておかないと、周囲のメンバーに「メールより便利じゃない」、「必要ない」、「アップロードできない」と思われてしまいます。まずはオンラインストレージがメールよりも使い勝手がよいことを周囲のメンバーに知ってもらいましょう。
メールでファイル送信する際に活用するオンラインストレージの選び方
オンラインストレージには様々な種類があるので、導入を検討する際にはいくつかのオンラインストレージを比較し、メールよりも便利さを感じられるサービスを選ぶべきです。
また、オンラインストレージには無料版と有料版で機能がわかれているものも多く、まずは無料版のオンラインストレージを使い、使用感やメリットを確かめてから導入を決定することもできます。
そのうえで実際にメール送信からオンラインストレージへのアップロードに切り替える際には下記の点に着目し、比較・検討するといいでしょう。
＜メールの代わりにオンラインストレージを検討する際のポイント＞
・価格
・無料版の有無
・容量
・アプリや端末への対応
・アップロード／ダウンロード速度
・セキュリティ
・使いやすさ
上記を参考に、自社やチームにとってメールよりもファイル送信に便利だと思えるオンラインストレージを選定しましょう。オンラインストレージを活用し、メールから切り替えを行えば、業務効率化やファイル共有を簡単に行えるでしょう。
