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オンラインストレージとは?基礎からメリットデメリットまで徹底解説

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目次

    オンラインストレージ導入事例集

    ぜひダウンロードし、社内共有資料や業務改善にお役立て下さい!

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    この記事を書いた人
    櫻澤佑季
    櫻澤佑季(さくらざわ ゆき) 
    スターティアに営業として入社後、グループ会社のスターティアラボにて約300社のホームページのコンサルティングを担当。
    2018年事業部の分社化によりMtame(エムタメ)に転籍。2019年よりスターティアレイズにてマーケティングに従事。

    オンラインストレージとは?

    オンラインストレージとは、データの保管場所

    オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。サービス提供業者がクラウドに設置したストレージにログインし、ファイルを保存します。専用サーバーが不要なので、導入コストをおさえることができます。

    オンラインストレージとは、ファイルが自動同期できる

    オンラインストレージとは、クラウドストレージとも呼ばれるように、クラウド上にファイルを同期します。自動的にファイル更新や同期が行われるので、常に最新データにアクセスできます。複数のPCやモバイル端末からデータにアクセスでき、1つのファイルを複数人で共有して、リアルタイムで閲覧・編集ができる点も特徴です。

    オンラインストレージが浸透した背景

    オンラインストレージとは、USBやCD-ROM、メール添付などが不要なデータ共有の手段です。近年、大容量データや複数の拠点間でデータ共有する機会が増えており、クラウド上でやり取りができるオンラインストレージが浸透してきました。
    また、リモートワークの加速で、外出先でのデータ確認、コワーキングスペースや自宅からデータ共有する必要性が高まり、オンラインストレージの使用が拡大しています。

    具体的な活用方法は?

    オンラインストレージとはどのような活用方法があるのか、具体的な方法を4つ紹介します。

    写真・動画の保存

    多くの企業では、写真や動画、図解、PDFデータなどのやり取りが発生しています。特に動画など大容量データは、アップロードやダウンロード、送受信に時間がかかるため、オンラインストレージに保存して活用することで、大幅な時間短縮ができます。

    データのバックアップ

    オンラインストレージとは、クラウド上にデータを保存するサービスです。ハードディスクの破損やメモリ不足、災害、パソコンの盗難などから、データを守ることができるなど、バックアップ機能に優れています。

    社内のファイル共有

    データ保存に加え、ファイル共有の機能も備えています。フォルダやファイルごとに、アクセスできる人を制限できるので、セキュリティ面でも安心です。今までメール添付などで転送していたデータも、オンラインストレージなら瞬時に共有できます。

    複数のデバイスから同時作業

    オンラインストレージとは、複数のデバイスから同時作業ができる点が特徴です。オフィスではPCから、外出先ではモバイル端末から、それぞれアクセスできます。複数人で共有する場合にも、メールやファイル転送サービスでのやり取りが不要で、同時に同じファイルを閲覧・編集することも可能です。

    オンラインストレージのメリット

    オンラインストレージとは、ファイル共有や場所・時間を問わずにアクセスできるなど、さまざまなメリットがあります。

    オンラインストレージのメリット

    • 複数デバイスからアクセスできる
    • 場所/時間を問わずにアクセスできる
    • ファイル共有/共同作業が簡単
    • 複数の人/拠点間で共有できる
    • データを一元管理できる
    • 自動バックアップ機能がある
    • サーバー管理が不要でコスト削減できる
    • バージョン更新など運用が不要
    • 導入コストが安い
    • 容量の拡張性がある
    • 災害などトラブル時のリスクヘッジ
    • アクセス制限を設定できる
    • ログが残る
    • ローカルディスクと同期できる

    オンラインストレージのデメリット、その対応策

    オンラインストレージには多くのメリットがある一方、適切な運用にはデメリットの把握も必要です。具体的なデメリットと、その対応策を紹介します。

    オンラインストレージのデメリット

    • カスタマイズがしにくい
    • 障害時の対応がベンダー任せになる
    • 情報漏えいのリスクがある

    デメリットへの対応策

    ■「カスタマイズがしにくい」の解決策

    オンラインストレージとは、幅広い企業に対応する設計のため、大幅なカスタマイズには適していません。しかし、特に有料サービスは、ビジネスに必要な機能を実装しているため、大きな不便を感じることはないでしょう。
    一般的にはシステムや機能がパッケージ化されており、オプションで機能を追加できます。サーバー容量やユーザー発行数など、必要な機能を備えたサービスを選択しましょう。

    ■「障害時の対応がベンダー任せ」の解決策

    オンラインストレージとは、障害時の対応がベンダー任せになります。状況に合わせてどんなサポート体制があるのかを確認しましょう。夜間や休日の障害に対応できるよう、運用監視サポートがあると便利です。
    万が一の事態に備えて、データの復旧が困難になる前に、日頃からデータのコピーを残しておくと安心です。

    ■「情報漏えいのリスク」の解決策

    運用時に特に気を付けたいのが「セキュリティ」です。ID・パスワードは関係者以外に漏らさず、頻繁にパスワードを変更するなどの管理が必要です。
    オンラインストレージとは情報漏えいのリスクがありますが、セキュリティ事故の大半は過失や故意によるものであるため、一人ひとりのセキュリティ意識を高めるよう働きかけましょう。

    無料・有料サービスどちらがおすすめ?

    オンラインストレージとは無料と有料サービスがあり、料金もさまざまです。一般的な無料と有料サービスの違いを比較してみました。

    無料のオンラインストレージとは、個人利用に向いているサービスです。Google社の「Google drive」、box社の「box」、Dropbox社の「Dropbox」、Microsoft社の「OneDrive」などは無料プランもあります。使い方や操作性を把握するために、まずは無料版を試してみましょう。

    有料のオンラインストレージとは、法人利用に向いているサービスです。ビジネスでは安全な運用が求められるため、セキュリティ対策が万全な有料サービスがおすすめです。無料版と比べて、使用できるデータ容量も大きく、機能も豊富なため、ストレスなく運用できる点も大きな意味があるでしょう。

    オンラインストレージの選び方とは?

    オンラインストレージとは数多くのサービスがあるため、評判だけで判断するのではなく、自社に最適な機能を検討しましょう。法人利用に適した、オンラインストレージの選び方を紹介します。

    データ容量

    オンラインストレージの導入前には、必要な容量を確認しましょう。サービスによっては、無制限や大容量のプランがあったり、容量が不足した時に増量できたりします。データの保存容量のほか、ファイルの送受信に必要な容量が、別途必要なサービスもあるので、事前に確認しましょう。

    料金

    利用できる機能数や容量が増えるほど、料金も高額になります。安易に安価なサービスを取り入れると、セキュリティ対策が不十分であったり、利用できる機能数が少なかったりと落とし穴もあります。フリープランがある場合は、実際に試してから有料版へ移行するなど工夫しましょう。

    セキュリティ対策

    オンラインストレージとは、クラウド上で運用するサービスです。ハッキングや情報漏えいのリスクを回避するためには、セキュリティ対策に優れたサービスの利用がおすすめです。具体的には、ファイル情報を暗号化するSSLに対応しているか、定期的にサーバー内のウイルスチェックを実施しているか、サーバー上の行動を記録するログ機能が付いているか、などを確認しましょう。

    使いやすさ

    外出先やリモートワーク時には、スマートフォンのアプリでデータを確認できると便利です。活用シーンを想定し、操作性や機能などが使いやすいかも、サービスの選択時には重要です。使い方が分からなかったり、トラブルが起こったりした際に、どのようなサポート体制があるのかも、オンラインストレージを選ぶ際のポイントになります。
    参考:「4つの軸で比較すべし!クラウドストレージの比較ポイントを解説」

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