この記事を書いた人 櫻澤佑季(さくらざわ ゆき) スターティアに営業として入社後、グループ会社のスターティアラボにて約300社のホームページのコンサルティングを担当。 2018年事業部の分社化によりMtame(エムタメ)に転籍。2019年よりスターティアレイズにてマーケティングに従事。 オンラインストレージとは？ オンラインストレージとは、データの保管場所 オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。サービス提供業者がクラウドに設置したストレージにログインし、ファイルを保存します。専用サーバーが不要なので、導入コストをおさえることができます。 オンラインストレージとは、ファイルが自動同期できる オンラインストレージとは、クラウドストレージとも呼ばれるように、クラウド上にファイルを同期します。自動的にファイル更新や同期が行われるので、常に最新データにアクセスできます。複数のPCやモバイル端末からデータにアクセスでき、1つのファイルを複数人で共有して、リアルタイムで閲覧・編集ができる点も特徴です。 オンラインストレージが浸透した背景 オンラインストレージとは、USBやCD-ROM、メール添付などが不要なデータ共有の手段です。近年、大容量データや複数の拠点間でデータ共有する機会が増えており、クラウド上でやり取りができるオンラインストレージが浸透してきました。 また、リモートワークの加速で、外出先でのデータ確認、コワーキングスペースや自宅からデータ共有する必要性が高まり、オンラインストレージの使用が拡大しています。 具体的な活用方法は？ オンラインストレージとはどのような活用方法があるのか、具体的な方法を4つ紹介します。 写真・動画の保存 多くの企業では、写真や動画、図解、PDFデータなどのやり取りが発生しています。特に動画など大容量データは、アップロードやダウンロード、送受信に時間がかかるため、オンラインストレージに保存して活用することで、大幅な時間短縮ができます。 データのバックアップ オンラインストレージとは、クラウド上にデータを保存するサービスです。ハードディスクの破損やメモリ不足、災害、パソコンの盗難などから、データを守ることができるなど、バックアップ機能に優れています。 社内のファイル共有 データ保存に加え、ファイル共有の機能も備えています。フォルダやファイルごとに、アクセスできる人を制限できるので、セキュリティ面でも安心です。今までメール添付などで転送していたデータも、オンラインストレージなら瞬時に共有できます。 複数のデバイスから同時作業 オンラインストレージとは、複数のデバイスから同時作業ができる点が特徴です。オフィスではPCから、外出先ではモバイル端末から、それぞれアクセスできます。複数人で共有する場合にも、メールやファイル転送サービスでのやり取りが不要で、同時に同じファイルを閲覧・編集することも可能です。 オンラインストレージのメリット オンラインストレージとは、ファイル共有や場所・時間を問わずにアクセスできるなど、さまざまなメリットがあります。 オンラインストレージのメリット 複数デバイスからアクセスできる 場所／時間を問わずにアクセスできる ファイル共有／共同作業が簡単 複数の人／拠点間で共有できる データを一元管理できる 自動バックアップ機能がある サーバー管理が不要でコスト削減できる バージョン更新など運用が不要 導入コストが安い 容量の拡張性がある 災害などトラブル時のリスクヘッジ アクセス制限を設定できる ログが残る ローカルディスクと同期できる オンラインストレージのデメリット、その対応策 オンラインストレージには多くのメリットがある一方、適切な運用にはデメリットの把握も必要です。具体的なデメリットと、その対応策を紹介します。 オンラインストレージのデメリット カスタマイズがしにくい 障害時の対応がベンダー任せになる 情報漏えいのリスクがある デメリットへの対応策 ■「カスタマイズがしにくい」の解決策 オンラインストレージとは、幅広い企業に対応する設計のため、大幅なカスタマイズには適していません。しかし、特に有料サービスは、ビジネスに必要な機能を実装しているため、大きな不便を感じることはないでしょう。 一般的にはシステムや機能がパッケージ化されており、オプションで機能を追加できます。サーバー容量やユーザー発行数など、必要な機能を備えたサービスを選択しましょう。 ■「障害時の対応がベンダー任せ」の解決策 オンラインストレージとは、障害時の対応がベンダー任せになります。状況に合わせてどんなサポート体制があるのかを確認しましょう。夜間や休日の障害に対応できるよう、運用監視サポートがあると便利です。 万が一の事態に備えて、データの復旧が困難になる前に、日頃からデータのコピーを残しておくと安心です。 ■「情報漏えいのリスク」の解決策 運用時に特に気を付けたいのが「セキュリティ」です。ID・パスワードは関係者以外に漏らさず、頻繁にパスワードを変更するなどの管理が必要です。 オンラインストレージとは情報漏えいのリスクがありますが、セキュリティ事故の大半は過失や故意によるものであるため、一人ひとりのセキュリティ意識を高めるよう働きかけましょう。 無料・有料サービスどちらがおすすめ？ オンラインストレージとは無料と有料サービスがあり、料金もさまざまです。一般的な無料と有料サービスの違いを比較してみました。 無料のオンラインストレージとは、個人利用に向いているサービスです。Google社の「Google drive」、box社の「box」、Dropbox社の「Dropbox」、Microsoft社の「OneDrive」などは無料プランもあります。使い方や操作性を把握するために、まずは無料版を試してみましょう。 有料のオンラインストレージとは、法人利用に向いているサービスです。ビジネスでは安全な運用が求められるため、セキュリティ対策が万全な有料サービスがおすすめです。無料版と比べて、使用できるデータ容量も大きく、機能も豊富なため、ストレスなく運用できる点も大きな意味があるでしょう。 オンラインストレージの選び方とは？ オンラインストレージとは数多くのサービスがあるため、評判だけで判断するのではなく、自社に最適な機能を検討しましょう。法人利用に適した、オンラインストレージの選び方を紹介します。 データ容量 オンラインストレージの導入前には、必要な容量を確認しましょう。サービスによっては、無制限や大容量のプランがあったり、容量が不足した時に増量できたりします。データの保存容量のほか、ファイルの送受信に必要な容量が、別途必要なサービスもあるので、事前に確認しましょう。 料金 利用できる機能数や容量が増えるほど、料金も高額になります。安易に安価なサービスを取り入れると、セキュリティ対策が不十分であったり、利用できる機能数が少なかったりと落とし穴もあります。フリープランがある場合は、実際に試してから有料版へ移行するなど工夫しましょう。 セキュリティ対策 オンラインストレージとは、クラウド上で運用するサービスです。ハッキングや情報漏えいのリスクを回避するためには、セキュリティ対策に優れたサービスの利用がおすすめです。具体的には、ファイル情報を暗号化するSSLに対応しているか、定期的にサーバー内のウイルスチェックを実施しているか、サーバー上の行動を記録するログ機能が付いているか、などを確認しましょう。 使いやすさ 外出先やリモートワーク時には、スマートフォンのアプリでデータを確認できると便利です。活用シーンを想定し、操作性や機能などが使いやすいかも、サービスの選択時には重要です。使い方が分からなかったり、トラブルが起こったりした際に、どのようなサポート体制があるのかも、オンラインストレージを選ぶ際のポイントになります。 参考：「4つの軸で比較すべし！クラウドストレージの比較ポイントを解説」
