オンラインストレージとは？
インターネット上のデータ保管場所
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。サービス提供業者がクラウドに設置したストレージにログインし、ファイルを保存します。専用サーバーが不要なので、導入コストをおさえることができます。
自動保存や自動同期できる
オンラインストレージとは、クラウドストレージとも呼ばれるように、クラウド上にファイルを同期します。自動的にファイル更新や同期が行われるので、常に最新データにアクセスできます。複数のPCやモバイル端末からデータにアクセスでき、1つのファイルを複数人で共有して、リアルタイムで閲覧・編集ができる点も特徴です。
具体的な活用方法は？
オンラインストレージとはどのような活用方法があるのか、具体的な方法を4つ紹介します。
写真・動画の保存
多くの企業では、写真や動画、図解、PDFデータなどのやり取りが発生しています。特に動画など大容量データは、アップロードやダウンロード、送受信に時間がかかるため、オンラインストレージに保存して活用することで、大幅な時間短縮ができます。
また、写真や動画データの蓄積により、サーバーの容量を圧迫してしまうことが懸念点としてありますが、オンラインストレージは簡単な手続きで容量を増やすことができます。
データのバックアップ
オンラインストレージとは、クラウド上にデータを保存するサービスです。ハードディスクの破損やメモリ不足、災害、パソコンの盗難などから、データを守ることができるなど、バックアップ機能に優れています。
社内のファイル共有
データ保存に加え、ファイル共有の機能も備えています。フォルダやファイルごとに、アクセスできる人を制限できるので、セキュリティ面でも安心です。今までメール添付などで転送していたデータも、オンラインストレージなら瞬時に簡単に共有することができます。
複数のデバイスから同時作業
オンラインストレージとは、複数のデバイスから同時作業ができる点が特徴です。オフィスではPCから、外出先ではモバイル端末から、それぞれアクセスできます。複数人で共有する場合にも、メールやファイル転送サービスでのやり取りが不要で、同時に同じファイルを閲覧・編集することも可能です。
オンラインストレージのメリット
オンラインストレージとは、ファイル共有や場所・時間を問わずにアクセスできるなど、さまざまなメリットがあります。
オンラインストレージのメリット
- 複数デバイスからアクセスできる
- 場所／時間を問わずにアクセスできる
- ファイル共有／共同作業が簡単
- 複数の人／拠点間で共有できる
- データを一元管理できる
- 自動バックアップ機能がある
- サーバー管理が不要でコスト削減できる
- バージョン更新など運用が不要
- 導入コストが安い
- 容量の拡張性がある
- 災害などトラブル時のリスクヘッジ
- アクセス制限を設定できる
- ログが残る
- ローカルディスクと同期できる
オンラインストレージのデメリット、その対応策
オンラインストレージには多くのメリットがある一方、適切な運用にはデメリットの把握も必要です。具体的なデメリットと、その対応策を紹介します。
オンラインストレージのデメリット
- カスタマイズがしにくい
- 障害時の対応がベンダー任せになる
- 情報漏えいのリスクがある
デメリットへの対応策
「カスタマイズがしにくい」の解決策
オンラインストレージとは、幅広い企業に対応する設計のため、大幅なカスタマイズには適していません。しかし、特に有料サービスは、ビジネスに必要な機能を実装しているため、大きな不便を感じることはないでしょう。
一般的にはシステムや機能がパッケージ化されており、オプションで機能を追加できます。サーバー容量やユーザー発行数など、必要な機能を備えたサービスを選択しましょう。
「障害時の対応がベンダー任せ」の解決策
オンラインストレージとは、障害時の対応がベンダー任せになります。状況に合わせてどんなサポート体制があるのかを確認しましょう。夜間や休日の障害に対応できるよう、運用監視サポートがあると便利です。
万が一の事態に備えて、データの復旧が困難になる前に、日頃からデータのコピーを残しておくと安心です。
「情報漏えいのリスク」の解決策
運用時に特に気を付けたいのが「セキュリティ」です。ID・パスワードは関係者以外に漏らさず、頻繁にパスワードを変更するなどの管理が必要です。
オンラインストレージとは情報漏えいのリスクがありますが、セキュリティ事故の大半は過失や故意によるものであるため、一人ひとりのセキュリティ意識を高めるよう働きかけましょう。
無料・有料サービスどちらがおすすめ？
オンラインストレージとは無料と有料サービスがあり、料金もさまざまです。一般的な無料と有料サービスの違いを比較してみました。
無料のオンラインストレージとは、個人利用に向いているサービスです。Google社の「Google drive」、box社の「box」、Dropbox社の「Dropbox」、Microsoft社の「OneDrive」などは無料プランもあります。使い方や操作性を把握するために、まずは無料版を試してみましょう。
有料のオンラインストレージとは、法人利用に向いているサービスです。ビジネスでは安全な運用が求められるため、セキュリティ対策が万全な有料サービスがおすすめです。無料版と比べて、使用できるデータ容量も大きく、機能も豊富なため、ストレスなく運用できる点も大きな意味があるでしょう。
オンラインストレージの選び方とは？
オンラインストレージとは数多くのサービスがあるため、評判だけで判断するのではなく、自社に最適な機能を検討しましょう。法人利用に適した、オンラインストレージの選び方を紹介します。
データ容量
オンラインストレージの導入前には、必要な容量を確認しましょう。サービスによっては、無制限や大容量のプランがあったり、容量が不足した時に増量できたりします。データの保存容量のほか、ファイルの送受信に必要な容量が、別途必要なサービスもあるので、事前に確認しましょう。
料金
利用できる機能数や容量、人数が増えるほど、料金も高額になります。サービスによって課金形態が人数なのか容量なのか異なるため、自社に最適なプランやサービスを選びましょう。
安易に安価だからという理由でサービスを取り入れると、セキュリティ対策が不十分であったり、利用できる機能数が少なかったりと落とし穴もあります。フリープランがある場合は、実際に試してから有料版へ移行するなど工夫しましょう。
セキュリティ対策
オンラインストレージとは、クラウド上で運用するサービスです。ログイン認証や共有する際のURLを複雑化していることで、通常は安全に取り扱うことが可能ですが、最近ではハッキングや情報漏えいが問題となっています。それらのリスクを回避するためには、セキュリティ対策に優れたサービスの利用がおすすめです。具体的には、ファイル情報を暗号化するSSLに対応しているか、定期的にサーバー内のウイルスチェックを実施しているか、サーバー上の行動を記録するログ機能が付いているか、などを確認しましょう。
使いやすさ
外出先やリモートワーク時には、スマートフォンのアプリでデータを確認できると便利です。活用シーンを想定し、操作性や機能などが使いやすいかも、サービスの選択時には重要です。使い方が分からなかったり、トラブルが起こったりした際に、どのようなサポート体制があるのかも、オンラインストレージを選ぶ際のポイントになります。
以上、4点がオンラインストレージの選び方になります。ここまで、オンラインストレージとは何なのかメリット・デメリットを踏まえてご紹介しました。あなたにあったおすすめのオンラインストレージをお探しの方は、下記ボタンから最新のオンラインストレージ比較ページをご確認ください。
