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ビジネス用のオンラインストレージを選ぶ時のポイントとは?

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    法人向けオンラインストレージとは?個人向けとビジネス向けで何が違う?

    オンラインストレージは、クラウド上でファイルの管理ができるサービスです。個人向け・ビジネス向けともにいろいろなサービスがあり、クラウドストレージクラウドファイリングと呼ばれる場合もあります。

    ビジネス用の多くのオンラインストレージはファイルサーバーとして、またバックアップ先として堅牢なセキュリティを備えています。その分月額で費用がかかり、その価格も安価ではありません。特に1TBを超える容量のビジネス用オンラインストレージは高価格になりがちです。

    一方、個人用オンラインストレージはビジネスシーンほど大きな容量を必要としないため、有料であってもビジネス用の価格よりも控えめです。代表的なオンラインストレージとしては、DropboxやGoogledrive、Amazon Web Services、boxなどがあります。

    ビジネス用オンラインストレージの一例としては、ソフトバンクのPrimeDriveやKDDIファイルストレージ、GigaCC、Direct Cloud BOX、どこでもキャビネットなどがあり、セキュアSAMBAもその1つです。これらのビジネス用オンラインストレージの料金や評判はランキングサイトなどで比較されています。

    ビジネス用オンラインストレージは大人数での使用を想定するサービスです。情報管理に敏感な企業はセキュリティの観点で、無料ではなくあえて料金のかかるビジネス用オンラインストレージを使用しています。

    企業にとって、有料のビジネス用のオンラインストレージはセキュリティ上の安心のために必要なものなのです。

    ビジネス用のオンラインストレージを選ぶ時のポイント

    ビジネス用オンラインストレージを選ぶ際には大きくわけて次の3点が比較のポイントになります。どのポイントを重視するかは法人によって異なりますが、いずれも無料ではなく料金のかかるビジネス用オンラインストレージを活用する企業が比較すべきものです。

    容量

    まずビジネス用オンラインストレージの容量は無料版より多くのバリエーションがあり、各法人が自社に合わせて比較・検討できるようになっています。オフィスで働く人数や各PCのハードディスクに保存できる容量といった要素から最適なビジネス用オンラインストレージを選択しましょう。

    価格

    ビジネス用オンラインストレージの料金は基本的に月額で発生するものです。その価格はサービスごとに様々ですので、ビジネス用オンラインストレージの比較サイトや各サービスの公式サイトで比較することをおすすめします。

    セキュリティ

    多くの法人に選ばれているビジネス用オンラインストレージは、セキュリティが万全で安心できるものです。セキュリティの観点でメールでは送れない重要な書類やデータを、安全なオンラインストレージ経由で転送・共有したいという理由から、無料版ではなく有料版を導入する法人も少なくありません。
    ビジネス用オンラインストレージの導入を検討する際には料金だけでなく、サービス全体を比較しましょう。

    導入のメリット

    ビジネス用オンラインストレージを導入するメリットはデータやファイルの保存・共有が安全かつスムーズに行えることです。オンラインストレージに各種データを集約することは業務効率化やコスト削減につながります。
    ある拠点でトラブルが発生した際、データがビジネス用オンラインストレージで共有されていれば、他の拠点で代理対応が可能です。また、社内サーバーのダウンに対応できる点もビジネス用オンラインストレージのメリットです。災害対策としてもビジネス用オンラインストレージはおすすめできるものです。
    業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化、トラブル対策など、ビジネス用オンラインストレージの導入を検討するきっかけはいろいろな理由があります。どの入口から導入したとしても、結果的に様々なメリットを得られることが、ビジネス用オンラインストレージサービスの魅力でしょう。

    導入のハードル

    各種メリットがあるビジネス用オンラインストレージですが、導入にはいくつかのハードルがあります。法人によって違いはありますが、大きくわけると費用と社内での浸透の2点が想定されます。
    費用は月々の料金が発生し続けるため、多くの会社が慎重になるものです。ビジネス用オンラインストレージを、データをアップロード・ダウンロードするだけのサービスだと感じている場合は重いコストに見えるかもしれません。
    もう1点は、導入後に社員がビジネス用オンラインストレージを使いこなせるかというハードルです。すでに個人でDropboxやGoogledrive、Amazon Web Services、boxなどのサービスを利用している社員なら問題ありませんが、ビジネス用オンラインストレージに抵抗を覚えるユーザーもいるでしょう。

    導入する際の進め方は?

    ビジネス用オンラインストレージを導入する際、まずは会社全体ではなく、一部のチームで試験導入することをおすすめします。理由としてはビジネス用オンラインストレージはアカウント数で料金が変動するサービスや、一定数までは無料トライアルが用意されているものがあるからです。

    従業員数の多い企業で、ビジネス用オンラインストレージの選定から導入までを担当者1人で実施するのは非常に困難です。先行導入チームには、会社にビジネス用オンラインストレージを浸透させるためのサポートメンバーの役割を任せられます。

    ビジネス用オンラインストレージを実際に使った社員のポジティブな声を法人内で共有すれば、スムーズな導入の追い風になるはずです。ビジネス用オンラインストレージという新しいサービスを使うことへの抵抗を、ユーザーの声を通じて軽減していきましょう。

    ビジネス用オンラインストレージの導入は下記のような流れになります。

    ▼ビジネス用オンラインストレージの検討・決定(無料トライアル版の有無確認)
    ▼運用ルール・フォルダ構成・セキュリティ情報・共有権限などの設定
    ▼トライアル導入チームの決定
    ▼該当チームの使用データ移行(社内サーバーなどからビジネス用オンラインストレージへ)
    ▼チームメンバーに対するビジネス用オンラインストレージの使用方法説明
    ▼チームでの試用
    ▼ビジネス用オンラインストレージへの感想ヒアリング
    ▼ビジネス用オンラインストレージの全社展開および導入サービスの再検討
    ▼決定
    ▼ビジネス用オンラインストレージ全社導入
    ▼導入フォロー(先行チームメンバーへのサポート協力依頼やポジティブな声の共有など)

    ビジネス用オンラインストレージは企業にとって長期的に利用し、ランニングコストが発生するサービスです。無料トライアルをうまく活用し、無理なくスタートすることをおすすめします。

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