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オンラインストレージサービスはこう選ぶ!チェックすべき4つのポイント

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    まずはチェック!オンラインストレージサービスを選ぶ上でのポイント4つ

    オンラインストレージサービスはWeb上にファイルやデータをアップロードし、管理・シェアできるものです。代表的なものとしてはDropboxやiCloud、マイクロソフトのOneDrive、グーグルのGoogleドライブ、ヤフーのYahoo!ボックスなどがあります。

    近年では多くのオンラインストレージサービスがWindowsとMac、iPhoneとAndroid、それぞれの端末に対応しています。また、アプリ化しているものや一部無料版もあることから、個人・法人問わず多くのユーザーに使用されています。
    セキュアSAMBAもそのうちの1つで、ビジネス利用のお客様から評判を集めているオンラインストレージサービスです。最近では通販大手のAmazonやデザインソフトのAdobeが手がけるオンラインストレージサービスが人気を集めるなど、選択肢が広がっています。

    また、なかには同じ使い方をするものをオンラインストレージサービスではなく、クラウドストレージサービスと表現している場合もあります。

    このようにいろいろな種類があるオンラインストレージサービス。実際に導入するとなった際、自社に合うものを選ぶには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。オンラインストレージサービス選びにおいて、着目すべき4つのポイントを紹介します。

    データ容量

    データ容量はオンラインストレージサービスを選ぶ際に、とても重要な要素です。ポイントとしては現段階での必要量だけではなく、将来必要となる量を予想し、余裕のある容量のオンラインストレージサービスを利用すべきです。

    また、オンラインストレージサービス容量を考える際には、1回のデータ移動でアップロード・ダウンロードできる容量ついても確認する必要があります。総量としてどんなに大きなオンラインストレージサービスであっても、1度に少量のデータしか送受信できない場合はストレスなく運用することができません。

    オンラインストレージサービスを検討する際には、1度に送れるデータの量にも着目してください。

    料金

    料金も重要なポイントです。イニシャルコストとランニングコストをふまえ、かかる料金全体を正確に把握すべきです。オンラインストレージサービスを導入する際には、目先の料金だけでなく長期的なコストを比較し、判断してください。

    ユーザー数単価で料金が設定されている場合には、将来的にコストがかさむことを想定しなくてはなりません。ビジネスでの活用の場合、オンラインストレージサービスは長期的な使用が予想されますので、法人の組織拡大もふまえ、余裕をもって考えておくべきでしょう。

    組織の状況が大きく変わりつつあるタイミングの場合、無理に有料のオンラインストレージサービスを選ぶ必要はありません。多くのオンラインストレージサービスは有料であっても無制限に使用できるわけではありませんので、まずは無料で利用できるフリーのものからスタートするのもおすすめです。

    セキュリティ対策

    昨今、多くの企業にとってセキュリティ対策は重要な課題です。オンラインストレージサービスを活用する際にも、万が一の事態が発生しないように慎重に選定する必要があります。

    各種データのバックアップを保管する際、社内サーバーとオンライン、どちらがリスクを軽減できるか。オンラインストレージサービスを導入する前に、社内の仕組みを改善することで解決できないかといった検討もすべきでしょう。

    多くのオンラインストレージサービスは堅牢なセキュリティ対策を行っている一方で、必ずしも完璧というわけではありません。セキュリティという観点でも様々なオンラインストレージサービスを比較し、検討することが大切です。

    スマホ対応

    メールや電話、チャットツールなど、日々の仕事において、多くの社会人がPCだけではなくスマホを活用しています。オンラインストレージサービスがスマホからのアクセスに対応していれば、仕事への対応速度が向上するはずです。

    さらに、スマホでのアクセスを可能にするということは、場所に縛られない働き方を推進するものでもあります。オンラインストレージサービスがスマホ対応かどうかは、導入後に有意義に活用するための重要なポイントだといえるでしょう。

    オンラインストレージサービスのメリットとは?

    オンラインストレージサービスを導入するメリットは、社内でのデータ整理や共有をスムーズに行える点です。オンライン上で様々なデータを集約・共有することで、ペーパーレス化によるコスト削減や業務の属人化の回避などをはかることができます。

    また、使用例としてよく見られるのは、バックアップの保管先としてオンラインストレージサービスを利用するものです。バックアップは状況によって異なる端末でデータを読み込むことも想定されるため、オンラインストレージサービスで保存・共有するメリットが大きく、おすすめです。

    災害時にはPCや社内システムがダウンしてしまう場合があります。そのような際にもオンラインストレージサービスのデータは失われるリスクが低いものです。オンラインストレージサービスに保管していたデータを活用すれば、1つの拠点でトラブルが起こった際に他拠点で業務を引き継げます。

    写真や画像、動画といった容量が大きくなりがちで、一覧できる形で保管したい資料は、個人のPCや端末に保存しておくとアクセスしにくい場合があります。そのようなデータの管理でもオンラインストレージサービスを活用することでメリットを感じられるでしょう。

    デメリットは?

    一方でデメリットは社内ではなく社外での管理となるため、いくつかの制限が発生することです。たとえば容量は、社内で管理している場合は必要に応じて増減できます。一方でオンラインストレージサービスの場合はサービスプランの見直しを行い、価格の異なるプランに切り替えなくてはなりません。

    また、無料のオンラインストレージサービスでは十分な容量を備えていない場合もあります。たとえば、dropboxの無料版は2ギガという容量ですし、Box.incのboxは無料版で10ギガという容量です。

    いずれの無料版も個人で使う分には良いかもしれませんが、社内の資料を膨大なアップロードし、共有するには無料版では不十分だと感じるでしょう。

    入口では「無料」というオンラインストレージサービスであっても、ビジネス利用を想定した際には無料版で使用し続けることは厳しく、本格的に活用する際には料金が発生することを覚悟しておかなくてはなりません。

    次に、セキュリティ対策やトラブル対応はオンラインストレージサービスの運営元に委ねられます。外国のオンラインストレージサービスは英語サポートとなっている場合もあります。そのような際、すぐに明確な助けを得られない恐れがあります。

    このようなサポート体制の面で考えると、社内で管理するほうが安心だと感じる場面もあるでしょう。

    サービス導入すべきはこういった企業

    オンラインストレージサービスを活用するメリットを強く感じられるのは、これから各種データをオンラインに集約し、社内で共有しやすくしたいと考えている会社です。

    「コストをかけてでも、データ管理や共有を効率化したい」、「今後、一層セキュリティ面に配慮したい」といった目的があれば、オンラインストレージサービスの活用に前向きに取り組めるでしょう。

    最近ではスマホアプリ化したオンラインストレージサービスもあり、気軽に使えるようになっています。無料版があるものなら、無料版からスタートし、実際に試してから導入を検討することもできます。

    「有料版のオンラインストレージサービスを導入したが、結局以前の方法を使っている」ということにならないように、運用の目的とメリットを明確にし、社員に共有することが大切です。

    一方で法人利用の場合には無料版では限界があるため、自社に合うオンラインストレージサービスであればコストをかけても良いと考えられる企業に向いています。

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