働き方改革が進む昨今、特定の場所に特定の企業がオフィスを構えないことも増えてきました。また、フリーランス人口が増えている社会背景を受けて、シェアオフィスを必要としている人も少なくありません。
シェアオフィスとはどのようなものか、一般的なオフィスやメリット・デメリット、またこれからシェアオフィスを導入したいと考えている方のための選び方を紹介します。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスとは、さまざまな業種がオフィスフロアを共有し、仕事を行うスペースのことです。正式名称は「シェアードオフィス（Shared-Office）」ですが、日本では一般的に「シェアオフィス」と呼ばれています。シェアオフィスと混合されがちなものに「レンタルオフィス」がありますが、個室であるレンタルオフィスに対して、シェアオフィスはフリーアドレス形式で占有のスペースがありません。
オプション次第では、シェアオフィスにも業務に必要なコピー機や電話、インターネット回線などを導入することができます。
通常のオフィスとの違い
通常のオフィスは自社ビルやテナント、店舗を保有していることが多いものですが、シェアオフィスはその名の通り、ひとつのオフィススペースを多種多様な業種で共有しています。
コワーキングスペースに似ている印象も受けますが、個人事業主が一人で仕事をしていることが多いコワーキングスペースに対して、シェアオフィスでは複数名で作業を進めている姿が少なくありません。
また、最近はシェアオフィスの多様化が進んでいて、複数名で個室が使用できたり、会議室や文房具のレンタルができたり、住所・登記利用できるところがあったりして、使い方の幅が広まってきています。郵便物をポストで受けたり、宅配便を預かってもらったりすることもシェアオフィスであれば可能です。
メリット・デメリット
シェアオフィスのメリットといえば、なんといってもコスト削減ができる点でしょう。通常のオフィスを借りるとなればテナント料の他に敷金や保証金、事務用品や家具など、さまざまな初期費用がかかってきますが、シェアオフィスであればこれらのほとんどが不要です。
賃料が高額な都心にオフィスを構えたいときにも、シェアオフィスであればハードルはそう高くありません。都心部にオフィスを構えれば、自社の信頼度も高まるでしょう。
また、コピー機やインターネット回線、会議室や電話ブースなどといった共用施設を利用できるところもメリットです。インターネット回線などは新規契約やセッティングが面倒なものですが、シェアオフィスであればそれらの手間が省けます。
清掃やごみ捨てなどの雑務をシェアオフィスの管理会社が代行してくれるところもメリットのひとつです。
同じスペースの利用者と交流できる点はシェアオフィスならではの魅力です。孤独になりがちなフリーランスの人でも、仕事仲間を見つけられるかもしれません。親睦が深まればビジネスの幅が広がり、新しい気付きを得られるでしょう。
メリットが多いシェアオフィスですが、デメリットもゼロではありません。
ひとつはさまざまな人とスペースを共有することになるため、情報漏洩には十分に気を付ける必要があります。情報を盗み聞きされてしまったり、最悪の場合盗難の被害にあう危険性もあります。
共有スペースを離れる時には、必ずパソコンをシャットダウンやスリープ状態にし、パスワードをかけておきましょう。電話ブースやロッカーのあるシェアオフィスを選ぶと、情報漏洩を防ぐことができます。ただし、電話をかけるたびに共有スペースを離れなければならないため、電話が多い人にとっては少々厄介です。
また、同じスペースを使っている人の雑音が大きかったり、相性が合わなかったりするとストレスに感じることもあります。
シェアオフィスの選び方
シェアオフィスを選ぶときは、立地と設備、料金をよく確認して選ぶことをおすすめします。駅から離れていて、立地が良くないシェアオフィスは安価な傾向にありますが、あまりに通いにくいようではストレスがたまるばかりです。自分が通いやすいと感じるオフィスを選びましょう。
また、インターネット回線や電話などの設備が整っていると大変便利です。ただし、一般的に設備が充実していればいるほど料金も上がりますので、バランスを見て選ぶようにしてください。
どんな会社や個人事業主が利用しているのか、一度シェアオフィスの下見をしたうえで決めることをおすすめします。シェアオフィスの雰囲気がつかめるでしょう。
まとめ
シェアオフィスはまだまだ多くはありませんが、都心部を中心に着実に増えてきています。オフィスが固定されていないことでフットワークが軽くなり、自分の都合に合わせて利用することができるはずです。
事務職だけではなく、営業職の人が短時間で事務作業を行ったり、他の取引先に行くまでの間に立ち寄ったりするタッチダウンオフィスとしても人気です。働き方にあったシェアオフィスを探してみてください。
