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    4月に働き方改革関連法案が施行され、1990年ごろに注目を集めていたフリーアドレス制度が、再び見直され始めています。フリーアドレス制度とはどのような制度でしょうか?
    この記事では、フリーアドレスについての概要と、フリーアドレスを導入することのメリットとデメリット、気を付けるべきポイントについて解説します。

    フリーアドレスとは?

    フリーアドレスとは、従業員が毎日決められた席で仕事をするのではなく、その日自由に働く席が選べるオフィススタイルのことを言います。従来は、オフィス内に自分の席が決められていて、その定位置で仕事をしていました。
    フリーアドレスを導入している企業では、その日空いている席や自由な場所を自分で選んで仕事をすることができます。
    フリーアドレス実施企業の中には、入り口においてあるパソコンにアクセスすると、システムが自動で席を決めてくれるというシステムを導入しています。そのため、毎日違った環境で、様々な人たちとコミュニケーションを取りながら業務に取り組むことができます。

    メリット

     
    フリーアドレスを社内で導入することによるメリットは以下の通りです。

    毎日、新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができる

    毎日座る場所が変わることによって、目に入るものや話す人が違うので、毎日新鮮な気持ちになることができます。そのため、従業員のモチベーションが上がります。もちろん同じチームでプロジェクトを遂行することもある為、チーム内でのコミュニケーションは必須ですが、ふとその日に隣同士になったことによって会話が活性され、新たな事業のコラボレーションが生まれることもあります。

    社内のスペースコストの削減ができる

    社内で決まった席を設けると、社内の滞在時間が特に少ない営業の席はいつも空席で、日中は、社内の半分以上が空席になっていることが多いです。
    フリーアドレスを導入することによって、社内で本当に必要な数の机を用意することができるので、スペースの削減も実現できます。そのため、家賃や電気代の削減ができ、経費削減にもつながります。

    セキュリティーの向上ができる

    フリーアドレスを導入すると、定位置で仕事をすることがなくなり、重要な紙資料の保管スペースを一か所にまとめる必要があります。以前は、机の中に紙資料が積み上がり、誰にでも資料をみることができる状態でした。重要な資料を机の上に置いていたために、盗み見されたり、社外に流出又は紛失することも起こりやすかったです。フリーアドレスを導入すると、ペーパーレス化を進めることでき、情報の重要度によってアクセス権を設定するなどセキュリティー対策をすることが可能になります。

    デメリット

    フリーアドレスを社内で採用することのデメリットを紹介します。

    外線や来客の取り次ぎが困難!

    フリーアドレスを導入する前は、内線番号や座席表があり、誰がどこにいるのかがすぐわかり、不在の人は、机にメモを残すなどして、すぐ確認することができました。しかし、席が自由になると誰がどこにいるかすぐ把握できず、外部との取り次ぎに時間がかかる事があります。

    導入にコストがかかる

    席を自由に動けるようにするには、全社員にノートパソコンが必要だったり、外線を取り次ぐために携帯電話を用意したり、勤怠管理などをするためのシステムを導入するなど、何かと先行投資が必要になります。長期的にみると、社員にとっても企業側にとってもとてもよい制度ですが、短期的に考えると少しコストがかかります。

    制度が浸透しにくい

    せっかく導入しても、社員が定位置に座ってしまったり、同じ部署同士が同じ場所で集まってしまったりすると、導入前と同じ状態になり、コミュニケーションの活性化はもちろん、
    社員のモチベーションアップにもつながりません。また、毎日違う場所で仕事をすることで集中することができないと思う従業員もいます。

    制度の失敗が多い要因

    環境を整えるためのコストと手間

    フリーアドレス化を進めるには、オフィス内どこにいても資料にアクセスできる環境を整える必要があります。また社内外で移動がしやすいように、ラップトップや携帯電話を支給したりする必要があり、始めるためにはコストがかかります。ペーパーレス化を進めて、クラウド上でそれらを管理した場合、社内でアクセスする方法を浸透させる必要があります。また、重要度の高い資料には閲覧権を制限するなどの対策が必要なため、結局手間とコストがかかり、断念する企業もあります。

    明確な目的を持たずに導入したため、従業員にうまく浸透せず、導入が無駄になった

    最近注目されているから、社員のモチベーションやコミュニケーションの活性化ができるから、ということで導入したけれど、新しい環境に従業員がどう対処したらいいのか戸惑い、結局は同じ部署同士で毎日同じ席に座り、導入にかかったコストや労力が無駄になることがあります。

    まとめ

    近年、働き方が大きく変わってきています。IT化が進み、業務の効率化と無駄なコストの削減を推進する企業も増えています。社内のコミュニケーションの活性化や従業員のモチベーション向上などを目的として、フリーアドレス制度を採用することは、多方面から企業に良い影響をもたらします。しかしながら、導入するまでにコストと社内で浸透させるための労力が必要なのは否めません。一番重要なことは、企業それぞれにフリーアドレス制度が合っているのかを社内でヒアリングをし、見極めていくことです。

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