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ペーパーレス会議で業務効率化! 導入を成功させる方法とは?

業務効率化ノウハウ

目次

    印刷物の削減や業務効率化のためにペーパーレス会議の導入を検討している方も多いのではないでしょうか。ここでは、ペーパーレス会議のメリット・デメリットに加えて、ペーパーレス会議の導入・運用を成功させるためのコツを紹介します。

    1. ペーパーレス会議のメリット

    ペーパーレス会議には印刷コストの削減のほかにも、業務効率化を推進にする上でメリットが多くあります。

    印刷コストを削減できる

    会議に使用する資料をペーパーレス化することで、印刷にかかるコスト(インク代、用紙代)や保管場所を削減できます。また、紙の消費量が減ることは森林破壊の防止や紙の廃棄物減量につながり、このような環境保全活動は企業のブランドイメージの向上に寄与することも考えられます。

    資料準備の手間が省ける

    ペーパーレス会議を導入することで、資料の印刷、ホチキス留めといった資料準備にかける時間や手間がなくなります

    また資料の内容に急な変更があっても、修正したデータを瞬時に共有できます。紙の会議資料を配布している場合は、同様のトラブルが起きた際に修正した資料を再度印刷する手間が発生してしまいます。ペーパーレス会議は常に最新の資料で議論を進められるため、情報共有のミスが発生しません。

    場所を問わず会議ができる

    インターネット環境が整っていれば、いつでもどこからでも会議で使用する資料を閲覧できます。出張先や自宅など場所を問わず、資料を見ながら会議に参加することが可能です。

    検索性が向上する

    キーワードで検索することで、目当ての情報が書類上のどこに記載されているか瞬時に把握することができます。紙書類の場合は、参照したい情報がどこに記載されているか目視で確認しなくてはならず、「探す」時間がかかってしまいます。

    また検索機能を使えば必要な資料がどこに保管されているかをスピーディーに探し出すこともできます。文具メーカーのコクヨ株式会社の調査によれば、1年間で紙書類を探す時間は一人あたり80時間に上るといいます。紙書類を探していた時間を他の業務に充てられるため、時間の有効活用ができます。

    セキュリティリスクが低い

    アクセス制限や閲覧期間の管理、ログの追跡ができるため、情報セキュリティのリスクが低いことがメリットです。紙の場合、資料の紛失や盗難といった問題が発生する恐れがありますが、電子化すればそのような心配はありません。

    2. ペーパーレス会議のデメリット

    ペーパーレス化で失ってしまう紙ならではの利便性や、導入コスト、ネットワーク障害などのデメリットはどのようにカバーすればいいのでしょうか。

    メモが取りにくい

    ペーパーレス会議の導入が進まない原因の一つが「メモが取りにくい」ということ。電子化することで、資料に直接手書きのメモができないと不満を抱く社員が出てくるかもしれません。タブレットを導入し、タッチペンを利用すれば、紙と同じ感覚で資料にメモを書き込むことが可能です。

    一覧性・視認性が低い

    机に並べて情報を見比べることができる紙資料と比べて、電子化された資料は一覧性や視認性が低いというデメリットもあります。会議の参加者全員で数枚の資料を見比べるには、画面サイズが大きく、かつ解像度が高いディスプレイやスクリーンが複数必要になります。

    導入コストがかかる

    ペーパーレス化を進めるにあたって、システム導入やタブレット購入などの導入コストが発生します。加えて、紙の資料を全てデータ化する場合は、データ化にかかる時間や人的コストも考慮しなければなりません。導入コストとペーパーレス化で削減できるコストの投資対効果を見極めましょう。

    ITリテラシーが求められる

    スマホやタブレットを使用することから、デジタル機器を使い慣れていない方にとっては電子化された資料は扱いにくいと感じることもあります。また、情報セキュリティに関するリテラシーが低いと、会社の情報漏えいリスクが高くなります。導入にあたっては、機器の操作マニュアルや情報セキュリティに関する勉強会の実施が必要です。

    システムやネットワークのトラブルが発生する

    システムやネットワーク障害の影響で会議が滞る可能性があります。必要な資料をすぐに参照できない、データが消える、通信環境のトラブルによって、会議に参加できない……といった事態が考えられます。ペーパーレス会議を導入する際は、利用するシステムの安全性やサポート体制も重要ですが、既存のネットワーク環境で安定して接続が可能かどうかを改めて確認しましょう。

    3. ペーパーレス会議導入を成功させるコツ

    ペーパーレス会議の導入と運用を成功させるコツは、以下の4つです。

    導入前後のコストを把握する

    導入前後のコストを比較し、ペーパーレス化によってどのくらいの印刷費や人件費が削減できるのかを計算しましょう。導入により削減できるコストと、イニシャルコスト・ランニングコストを比較し、自社にとってペーパーレス会議を導入するメリットがあるかどうかをよく検討してください。

    ※以下の観点で投資対効果を測ることが大切です。

    • 投資=システム・タブレットなどの導入費用、システム利用費・通信費などのランニングコスト、その他ルールの整備、勉強会などにかかる費用(時間)
    • 効果=会議の準備~報告にかかっていた費用(印刷代・保管代)や時間がどのくらい削減できたか。

    導入の目的を明確にし、社員に伝える

    ペーパーレス会議の導入目的を社員に理解してもらうことが大切です。「○%のコストを削減するため」「出張中でも会議に参加できるようにするため」といったように、メリットと結びついた目的を具体的に社員に示し、納得してもらうことが重要です。

    自社に合うシステムを選ぶ

    アクセス権限を細かく設定したい、業務との連携を取りたいなど、自社にとって必要な機能が揃っているシステムや操作しやすいデバイスを選びます。システムやデバイスを選ぶ際は、システム部門だけでなく実際にペーパーレス会議に参加する社員にも意見を聞くと、トラブルなくペーパーレス会議の導入を進めることができます。

    段階的に進める

    一気にペーパーレス化せず、段階的に電子化していきましょう。まず参加人数が少なく、定例化された会議でペーパーレス化してみることがポイントです。小さなトライ&エラーを重ねてペーパーレス会議の運用方法を改善していくことで、新しい取り組みへのハードルを低くすることができます。

    4.ペーパーレス会議で活用できるツール

    最後に、ペーパーレス会議で活用できるツールを紹介します。

    オンラインストレージ

    オンラインストレージとは、電子化した資料をインターネットを通じて保管するサービスです。ネット環境が整っていれば、いつでもどこでも資料を確認、編集、共有することができます。

    ワイヤレス投影機器

    ワイヤレス投影機器とは、映像ケーブルを使わず、会議資料を画面投影できるツールのことです。複数台のパソコンやタブレットの画面を1台のプロジェクターから一度に分割投影することができます。

    ウェブ会議システム

    ウェブ会議システムとは、ネットを使って資料や映像、音声などをリアルタイムで共有し、会議をサポートするシステムです。資料が電子化されていれば、遠隔地にいても資料を見ながら会議に参加することができます。

    タブレット

    タブレットはノートのように持ち歩きがしやすく、タッチペンを使用すれば、紙の資料にメモするように直接書き込むことが可能です。

    また、ペアリング機能を使えば資料のページめくりやスライドの切り替えを複数人で同期できます。例えば発表者の操作と同期するといった使い方をすれば、論点が伝わりやすくなり、より効率的に会議を進められます。

    インタラクティブボード(電子黒板)

    インタラクティブボード(電子黒板)とはタッチセンサーが搭載されたディスプレイのことで、ディスプレイとホワイトボードの機能が一体化したようなツールです。

    PCやタブレット、スマートフォンなどの画面の情報を表示・共有できるだけなく、タッチペンを使えば直接ボードに文字を書き込むことができます。さらに、ディスプレイに表示された内容をそのまま保存・共有することも可能です。

    5.ペーパーレス会議で業務効率化を促進

    ペーパーレス会議を導入する際は社員の声を尊重しながら徐々にペーパーレス化を進めることが成功のコツです。オンラインストレージなど、ペーパーレス会議で役立つツールの活用も併せて検討しましょう。

    オンラインストレージの活用については「ファイル共有のよくある課題を解決! セキュアSAMBAで安全に」を参考にしてください。

    生産性向上のカギはファイル共有にあり!おすすめツール4選

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