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業務効率を大幅に改善するファイル管理方法、基本の“き”

業務効率化ノウハウ

目次

    「デスクトップがファイルで埋め尽くされている」「目的のファイルがどこにあるか分からない」「どれが最新版か分からない」今回はそんな悩みを解決し、業務効率を大幅に改善するファイル管理方法について解説します。

    1.ファイル管理の目的とポイント

    まずはファイル管理の目的と、適切なファイル管理のために必要な条件について確認します。

    適切なファイル管理で業務効率改善

    ファイル管理ルールを定めることで、目的のファイルにすばやくアクセスし、業務効率を改善することができます。特にファイルの量や利用頻度の高い組織においては、ファイル管理ルールを組織で統一することで、ファイルを探すための時間、労力、ストレスを軽減し、組織全体の業務効率を大幅に改善することが期待できます。

    ファイル管理のポイント

    ファイルを紛失することなく保存し、必要なファイルに誰もが簡単にアクセスできる状態にしておくための重要なポイントは以下の3つです。

    アクセス・検索しやすいこと

    「何が」「どこに」あるか見つけやすくするために、フォルダの階層の分け方やファイル名の付け方に一定のルールを定めます。

    管理ルールが浸透していること

    ファイルの管理ルールを組織全体に浸透させ、一人ひとりが実践できるようにします。最初は面倒に思えても、習慣化してしまえば難しいことはないはずです。

    バックアップ方法を確保すること

    「うっかりファイルを削除してしまった」「保存してあったはずのファイルが見当たらない」というときに備えて、定期的にバックアップを取ります。

    2.業務効率を上げるファイル管理方法

    ファイル管理方法について下記の6つの観点から解説します。

    • (1)ファイル名の付け方にルールを作る
    • (2)フォルダの作り方にルールを作る
    • (3)フォルダの階層は深くしない
    • (4)タグをつける
    • (5)一時保存フォルダを作る
    • (6)不要なファイルは定期的に削除する

    (1)ファイル名の付け方にルールを作る

    ファイル名の付け方を統一しましょう。ファイル名に一貫性を持たせることで、ファイル名を見ただけでそれが何のファイルなのか判断できるようになります。ファイルを検索するときに意識をする「いつ」「誰(どのクライアント)に対して」「何のために作成したファイル」が分かるようにファイル名をつけます。

    ファイル名は「日付+種類」で統一する

    「20190508_面談議事録」や「20191113_取材動画」など、ファイル名は「日付+種類」で統一します。ファイル名順=時系列に並ぶため、最新のファイルが探しやすくなります。

    つなぎ記号を統一する

    「2019050_面談議事録_課長帯同」や「20191113-取材動画-舞台裏」など、日付と種類をつなぐ記号をハイフンかアンダーバーのどちらにするのか決めます。ファイル名にスペースがあると正しく処理できないソフトウェアもあるため、ファイル名にスペースを挿入することは避けましょう。

    日付の表記を統一する

    日付の表記は「西暦+月+日付」にします。西暦の桁数が揃っていないと時系列に並べることができないため、西暦は4桁か2桁のどちらにするか統一しておきましょう。

    英数字は半角で統一する

    英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内を俯瞰する事ができます。視認性を高くすることも重要です。

    バージョン管理は数字2桁で管理する

    ファイル名の最後に「_01」「_02」など番号を振ることで、ファイルの重複を防ぐことができます。桁数はあらかじめ2桁としておきます。1桁で管理すると、「_1」から「_9」までは順に並びますが、2桁になったときに「_1」の次が「_10」になってしまいます。1種類のファイルでバージョンが3桁まで増えることは考えにくいため、最初から2桁と統一しておけば間違いありません。

    (2)フォルダの作り方にルールを作る

    ファイルを格納するフォルダにもルールを設けておくことが必要です。具体的にはクライアントごとや地域ごと、仕事の内容ごとなど、ファイルを探すときにどのフォルダを開くべきなのかが直感的に分かるように工夫します。

    フォルダに通し番号を振る

    フォルダ名の頭に「10_」「20_」など番号を振ることで、マウスを使わずキーボード操作でフォルダを選択できるようになりスピードが上がります。順番は使用順、使用頻度順、重要度順などで決めます。ポイントは通し番号を「01_」「02_」ではなく、「10_」「20_」にしておくことです。そうすると、間に追加したいフォルダが出てきたときに、ナンバリングし直すことなく「11_」というフォルダを追加できます。

    テンプレートフォルダを作る

    プロジェクトの目的・種類によって必要なフォルダは決まっているものです。ファイルが格納されていない状態のフォルダ一式をあらかじめ用意し、新たにプロジェクトを立ち上げる度にフォルダごとコピーすれば、都度フォルダを作成する手間が省けます。

    (3)フォルダの階層は深くしない

    階層を深くしすぎると一つのフォルダに保存されているファイルの数は絞られますが、目的のファイルにたどり着くまでのプロセスが増えてしまいます。フォルダは多くても3~4階層を目安に作成しましょう。

    (4)タグをつける

    フォルダによる管理は、起点となる一番上のフォルダから目的のファイルに向けて階層を辿っていく必要があります。これは合理的に確実にファイルを探せるという利点がありますが、ファイルの属性に合わせて直感的にファイルを絞り込みたいというときもあります。そんなときに便利なのが「タグ(ラベル)」です。ファイルの持つさまざまな属性に合わせてタグをつけることで検索性が高まります。Windowsにもタグ機能はありますが、ファイルをタグ管理できるソフトもあります。

    (5)一時保存フォルダを作る

    一時的に使用したら不要になるファイルや、すぐにどのフォルダに保存するべきか判断のつかないファイルの置き場所として「一時保存フォルダ」の作成をおすすめします。しかし長期間の保存場所になっては本末転倒です。定期的に確認してファイルの削除、移動を徹底します。

    (6)不要なファイルは定期的に削除する

    不要なファイルが多いとファイル管理が煩雑になる上に、データ容量を圧迫してしまうため、不要なファイルは定期的に削除します。上記のような「一時保存フォルダ」や「ゴミ箱」、「ダウンロードフォルダ」の中身は定期的にチェックし、削除する習慣をつけるとよいでしょう。

    3.やってはいけないNG行動

    ついついやってしまいがちな、ファイル管理におけるNG行動について解説します。

    ファイル名に【最終】という言葉を使用しない

    ファイル名に「最終」やそれに類似した単語をつけるとミスの原因となるためやめましょう。「提案書_最終」というファイルに修正が入ると「提案書_最終_02」になり、次は「提案書_最終_03」、「提案書_最終_02_山田修正」などとなり、結局どのファイルが最終版なのか分からなくなってしまいます。ファイル名は「日付+種類+(必要に応じて)バージョン管理」を徹底しましょう。

    デスクトップにファイルを放置しない

    デスクトップは保管場所ではないというルールを徹底しましょう。情報更新はすべてフォルダ内で行うことでいつでも誰でもどのファイルが最新版なのかが明確になり作業の重複やミスを防ぐことができます。「作業中のファイル、利用頻度の高いファイルにすぐアクセスしたい」という場合は、デスクトップにショートカットを設置しましょう。

    4.ファイル管理にはオンラインストレージがおすすめ

    組織内でのファイル管理・共有をより便利にするためには、オンラインストレージを活用してはいかがでしょうか。

    メリット

    オンラインストレージを利用するメリットには下記のようなものが挙げられます。

    時間・場所を選ばずアクセスできる

    インターネットに接続できる環境ならどこからでもファイルを保管しているストレージにアクセスできるので、営業先から顧客情報を確認したり、出張先や自宅からも作業ができます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどデバイスを選ばずアクセスできるのも魅力のひとつです。

    ファイルを一元管理できる

    各拠点や、各自のPCのローカルフォルダなど、保管場所が分散していたファイルもオンラインストレージを利用すればファイル管理を一元化することができます。メールでファイルを共有する際も、ファイルを直接添付するのではなくアドレスを記載すればいいので、メールサーバーの容量を節約することができます。

    共同作業ができる

    組織内で常に最新バージョンのファイルにアクセスできます。他のクラウドサービスと組み合わせることで、複数人で同時に資料を編集することもできるため、ペーパーレス会議の実現にも一役買ってくれます。

    自動でバックアップしてくれる

    多くのオンラインストレージは自動でバックアップを行ってくれるので、手動でバックアップを取る手間が省け、サーバー障害などのアクシデントでファイルが消える心配がなくなります。

    デメリット

    オンラインストレージの利用にはデメリットもあります。下記に挙げたような弱点をどのようにカバーしているかは、オンラインストレージを選ぶ際のポイントにもなります。

    カスタマイズが難しい

    オンラインストレージのシステムや機能などはサービスによってある程度パッケージ化されているため、カスタマイズが難しい傾向にあります。サービスを選ぶ際は、自社の要件にマッチしたサービスを選びましょう。

    セキュリティ上のリスク

    「ネットがつながる環境ならどこからでもアクセス可能」という特徴から、オンラインストレージは第三者による不正アクセスや情報漏えいリスクも高くなっています。サービスを選ぶ際はセキュリティ面の対策についてしっかり確認しましょう。
    また、IDとパスワードさえあれば簡単にアクセスが可能なため、ID・パスワードは外部に漏れないよう、社員一人ひとりが責任を持って管理する必要があります。異動者の権限設定の変更や退職者のID削除など、管理者側の対応漏れが不正アクセスにつながるケースも多いため、ID管理は厳重に行いましょう。
    特定のIP、承認されたPCやスマートデバイスの端末からだけアクセスできる仕組みを合わせることも有効な対策になります。

    障害発生時の対応

    万が一障害が起こった場合の復旧作業はサービス提供元に任せるしかありません。サービスが復旧するまでは基本的に「何もできない」「復旧を待つしかない」状態となるため、障害発生時の対応についてよく確認しておきましょう。

    5.ファイル管理ルールを統一して組織の生産性を向上

    目的のファイルにすばやくアクセスできるようにするには、一定のファイル管理ルールを設けましょう。特に組織内でファイルを管理する際はルールを属人化させず、共通のルールで運用することが、組織全体の生産性を向上させる鍵となります。さらに、ファイル管理・共有の利便性を高めるにはオンラインストレージの活用もおすすめです。

    オンラインストレージの活用については「ファイル共有のよくある課題を解決! セキュアSAMBAで安全に」を参考にしてください。

    生産性向上のカギはファイル共有にあり!おすすめツール4選

    ぜひダウンロードし、社内共有資料や
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