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残業削減の対策法と7つの事例 メリット・効果も紹介

働き方コラム

働き方の見直しが進む中、多くの企業が取り組む「残業削減」。社員の体力回復や業務効率化につながるのがメリットですが、業務量とのバランスを取れなかったり、社内の足並みがそろわなかったりして残業削減が困難な場合もあるようです。

効果的に残業削減を行うために大切なポイントを、事例と共にご紹介します。

1.残業削減のために意識すべき5ポイント

まずは残業削減の土台となる5つのポイントを解説します。

まずは残業=問題の意識づけから

どれだけ長い時間勤務したかではなく、仕事の成果そのものや、計画的なスケジュール設定を行うことへの評価に重点を置くようにしましょう。残業の弊害や効率化のメリットを共有する社内研修を実施するのも、効率化の意識を育む方法のひとつです。

遅くまで残業をする社員が評価されていたり、上司や同僚が残業するからとなれ合いで残業することが常態化している職場では、「残業削減」を掲げても不徹底のままで終わってしまいます。あるいは、早めに帰宅する社員の評価が下がってしまうなど、本来目指すべき方向性とは逆の結果に行き着いてしまうことも考えられます。

トップが気持ちを切らさないよう注意

働き方を改善するためには、経営者が残業削減の強い意思を持って対策を進めることが重要です。トップダウンで一斉に、ある程度の強制力をもって取り組むことでより確実に労働時間の短縮ができます。残業を一度禁止したなら、ずるずると長時間労働の状態に戻らないよう、極力例外を認めずルールを運用しましょう。

社員一人ひとりのスキルや部署ごとの仕事量の差によって、短期的にはうまくいかないかもしれません。残業代を重視する社員が多ければ、反発の声が上がることもあります。このような場合でも長期的な目標は維持しつつ、不満やトラブルにも適宜対応していくことが大切です。

部下・現場を巻き込む工夫を

段階的な目標を設けて社員が残業削減に取り組みやすくしたり、定時退勤でもスケジュールに無理が生じないようマネジメントを徹底するなど、現場を巻き込む工夫を行いましょう。

経営者や管理職が残業削減の号令をかけても、業務量を急に減らせるわけではない現場では、残業削減と業務の板挟みになってしまうことがあります。実情に合わないトップダウンの施策ばかりでは、社員のモチベーションが下がることにもなりかねません。

残業削減のインセンティブを用意

「残業をする方が得」なままでは、どんなに労働時間の短縮を目指しても、残業をする社員をゼロにするのは難しくなります。残業が少なかった社員に一定の手当を支給するなど、残業しないことのメリットの方が大きくなるような制度設計が必要です。

職場の非効率の見直しを徹底

業務中の文書作成ひとつをとっても、非効率な手間が含まれていると職場全体では大きなムダとなってしまいます。オンラインストレージを導入することで、ペーパーレス化を行い資料はストレージ上で共有、取引先や移動中の作業でもタブレットなどでデータ確認ができると便利です。そのほかにも稟議や申請の承認フローが多すぎないか、顧客データや製品の管理が二重に行われていないかなど、一度業務全体を見直すことが大切です。

2.残業削減の事例7つ ユニークなアイデアも紹介

残業削減を進めるにはさまざまな対策がありますが、規模や業態に合わない方法を選択してしまうと、せっかくの取り組みも効果が出にくくなってしまいます。「社内におけるワーク・ライフ・バランス浸透・定着に向けたポイント・好事例集」を参考に、自社に合った残業削減方法を検討してみましょう。

【1】従業員がスケジュールを共有

業種:技術サービス業
従業員数:68名

<取り組み概要>
長時間労働が当たり前になっていた測量業界にありながら、残業削減の徹底とワーク・ライフ・バランスの向上を公言。社員が毎月1回「家族の日」としてノー残業デーを設定し、社内で共有。業務のスケジュールに加え家族の行事なども同様に共有し、全社員がワーク・ライフ・バランスを意識できるようになりました。

【2】リーダー層を中心に意識改革

業種:自動車部品製造業
従業員数:1,284名

<取り組み概要>
間接部門の長時間労働を是正するために、外部コンサルティングの導入から行動改革まで段階的な取り組みを実施。8ヵ月を1期としてチームごとの参加を促しました。同時に、管理職などリーダー層に向けて研修を実施し、社内の意識改革も推進。具体的な改善と企業風土の改革を同時に行ったため、多くの社員が積極的に取り組むことができました。

【3】削減した残業代を社員に還元

業種:情報サービス業
従業員数:11,689名

<取り組み概要>
労働集約型の働き方で、現場が疲弊していることが課題だったため「健康キャンペーン」を展開し環境を整備。残業削減と有給休暇取得率の向上を掲げ、これらの目標を達成した部門には、低減された残業代を原資として賞与を加算しました。さらに有給休暇に加えて予備で取得できるバックアップ休暇を創設し、残業カットと有給休暇取得を同時に進めました。

【4】ノー残業デーの社内広報を強化

業種:技術サービス業
従業員数:1,627名

<取り組み概要>
公共事業を扱う企業ならではの、年度末の繁忙期や顧客対応による長時間労働を是正するため「限られた時間の中で成果を上げる」方針に転換。社内広報を強化し、ノー残業デーを徹底すると共に社長を始めとする経営者が自ら残業削減に取り組んでいる姿勢を示しました。ほかにも効果的な取り組みを部門を超えて展開するなど、広範囲の意識共有により業務改善が進み、売上を落とさずに効率化を実現しました。

【5】急な欠員にも対応できる体制を整備

業種:サービス業
従業員数:118名

<取り組み概要>
社長と同年代の社員が、子どもの入院に際し退職を申し出たことをきっかけにワーク・ライフ・バランス向上の取り組みを開始。すべての仕事に2人の担当者がつく「一仕事二人制」で、急に休まなければならない社員がいても業務が滞らない体制を実現。同時に介護など休業取得者の業務をカバーしている社員の不公平感を解消するため、年1回連続9日間(土日含む)の有給休暇取得を義務化。個々の事情に柔軟に配慮し、サポートし合える環境に変化しました。

【6】柔軟な勤務体制を整備

業種:食品製造業
従業員数:250名

<取り組み概要>
女性社員の割合が多く、かつては経験を積んだ優秀な社員が結婚や出産を機に退職し、会社にとって大きな損失となっていることが課題でした。そこで全体朝礼や経営会議で社長が女性の活躍推進を宣言、セミナーなどの教育を実施。育児や介護を担う社員も働きやすいように、4パターンの柔軟な勤務体系や、子の看護休暇を拡大するなどの制度を創設しました。社員のニーズを汲み取った制度により、「お互い様」の精神で働くことが浸透しました。

【7】年休消費者にインセンティブを用意

業種:小売業
従業員数:35名

<取り組み概要>
仏壇や墓石の販売を行う業種柄、社員が顧客に接する際、遺族の心情に配慮するといった細やかさは欠かせません。中でも優秀な社員の傾向を調べたところ、有給休暇をしっかり消化し家族との時間を大切にしていることが判明。労働環境改善とスキル向上を両立するため、年休を100%消費した社員には追加で休暇を付与し、金一封も支給。連続5日間の年休取得制度「ファミリー休暇」では3万円を支給し、トップダウンで取り組みを進めることで働き方の効率も改善しました。高い年休消化率と従業員満足度を実現し、好循環が生まれています。

3.残業削減のメリット・効果とは?

事例にもあるように、残業削減に取り組むことで、長期的にさまざまな恩恵が受けられます。代表的なメリットをまとめました。

人件費が削減できる
会社にとっては、残業代が減ることで人件費の支出を減らすことができます。長時間労働が常態化すればするほど、その負担は大きくなります。残業をなくすことで社員の疲労と、会社の資金面での負担を同時に解消できるのです。

社員の離職率が低下する
残業や休日出勤が当たり前になっている会社は、心身ともに社員の負担が大きく、残業なしで働ける環境を求めて人材が流出してしまいます。同様に、求職者からも敬遠されてしまうことも。人手不足になりさらに長時間労働がまん延する悪循環に陥らないよう、労働時間の短縮にははやめに取り組むべきでしょう。

業務効率を高める意識が育つ
長時間労働の職場では、残業をすることで仕事を終らせる傾向になり、時間内に仕事を終わらせる、無理のないスケジュールを組むといった計画性がなくなってしまいます。決まった時間内に仕事を終わらせる必要に迫られれば、ムダを省く意識が育ち、業務効率化につながります。

4.残業を減らすことで社内の活気もアップ

たくさんの仕事を抱えている状況では、すぐに残業をゼロにすることは難しいかもしれません。しかし、残業を削減することによって得られるメリットは、会社側にも社員にとっても多くあります。意識の改革からツールの見直しまで、ちょっとした取り組みから挑戦してみてはいかがでしょうか。

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