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無料オンラインストレージでも法人利用は可能?無料オンラインストレージの比較ポイント

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    無料オンラインストレージとは

    個人利用も多いオンラインストレージですが、実はビジネス利用にもおすすめです。この記事では無料のオンラインストレージの法人利用が可能かを説明します。また、無料オンラインストレージの比較ポイントについても紹介します。

    そもそもオンラインストレージとは、様々なファイル・データをクラウドドライブ上で共有・転送できるサービスです。無料オンラインストレージはそのサービスを無料で使えるもので、個人では写真や画像、音楽、動画などを保管・共有する使い方が一般的です。

    無料であっても、容量100G(ギガ)というサービスもあり、パソコンメールやファイヤーストレージのようなファイル転送サービスよりも大容量のファイルを共有できるものもあります。

    無料オンラインストレージの比較ポイント

    無料オンラインストレージを選ぶ際には、次の4点を比較します。

    ①容量

    法人利用では、個人利用よりも大きなオンラインストレージが必要です。無料で容量無制限というオンラインストレージはほとんどありませんが、できるだけ大きな容量のオンラインストレージを選んでおくべきでしょう。十分な容量の無料オンラインストレージがないという場合にはのちのち有料版への切り替えができるサービスを選んでおくのもおすすめです。

    ②使いやすさ

    無料オンラインストレージはパソコンだけでなく、スマホでも使用することが想定されます。スマホ用アプリがあるのかといった使いやすさも無料オンラインストレージ選びの重要なポイントです。また、無料オンラインストレージにはアカウント数が無制限ではないサービスもあります。無料オンラインストレージを比較する際には容量以外の使いやすさにも着目し、検討すべきです。

    ③機能

    無料オンラインストレージは長期的にファイルを保管しておくものです。そのため、無期限に使用できるものなのか、共有時のダウンロード速度・同期速度といった機能面でも比較・検討する必要があります。便利なオンラインストレージを無料で導入したとしても、社内でうまく活用できなければ意味がありません。

    ④セキュリティ

    ビジネスシーンでは、ファイルのバックアップといった用途も想定される無料オンラインストレージ。セキュリティの安全性は欠かせないポイントです。フォルダごとに権限設定・パスワード設定ができるかといった予防の観点に加えて、万が一トラブルが発生した際のことを考えて、海外産より国産の無料オンラインストレージを選ぶべきかもしれません。

    近年ではHDEがオンラインストレージ用のセキュリティソフトを開発・リリースしていますが、無料でオンラインストレージを使うならそういったコストはかけたくないものです。

    メリットとデメリット

    メリット①始めやすい

    オンラインストレージの機能はレンタルサーバーのWebDAVに似ているといわれますが、大きな違いは始めやすさです。スマホでアプリをダウンロードするだけ、登録不要で、簡単にファイル共有サービスを利用できるものもあり、2018年、2019年、2020年と、年々無料オンラインストレージの人気は高まっています。

    メリット②短期プロジェクト向き

    無料で初期費用がかからない点は法人利用を検討する際の大きなメリットです。一定期間のみ使用したい、無制限に使いたいわけではない場合にも、無料オンラインストレージは選ばれています。グーグルのGoogle DriveやDropbox、Mega、Boxといった無料オンラインストレージは気軽に使用開始・停止が可能です。また、中には最大で2TBもの容量を無期限で使える買い切りのオンラインストレージサービスもあります。

    デメリット①セキュリティの不安

    セキュリティの安全性については無料オンラインストレージよりも有料のオンラインストレージのほうが充実している場合がほとんどです。無料オンラインストレージでは、法人でアクセス管理やパスワード設定に注意しながら使う必要があります。

    ②制限がある

    ユーザー数や容量など、無料オンラインストレージには何らかの制限があります。中にはLinuxやスマホには対応していないという無料オンラインストレージもあります。一方で会員は容量無制限で使用できるYahooの無料オンラインストレージや、Mac・iPhoneユーザーが無料低容量・低価格大容量のオンラインストレージを使用できるサービスもあります。

    無料オンラインストレージにはメリット・デメリットがありますので、ビジネスシーンで利用する際には法人内での使用イメージを明確にし、比較・検討すること大切です。

    法人で利用する際に気を付けること

    法人が無料のオンラインストレージを使用する際に注意が必要なのはやはりセキュリティ面です。個人がアンドロイドスマホのアプリやPS4で写真や動画を保管するのとはわけが違います。また、無料では無制限や大きな容量のオンラインストレージを使用するすることが難しく、有料を検討せざるを得ない場合もあるでしょう。法人で無料のオンラインストレージを導入する際には、無制限に使用できないなかで自社にあったサービスをしっかり見極めることが大切です。

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