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安全性と利便性を両立できる選択を。法人がセキュリティを重視しながらオンラインストレージを利用するために比較検討すべきポイント

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目次

    オンラインストレージのセキュリティリスクを回避!6つのチェックポイント

    ぜひダウンロードし、社内共有資料や業務改善にお役立て下さい!

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    はじめに:法人特有のオンラインストレージ比較検討のポイント

    ビジネスの現場にオンラインストレージを導入したいと考える担当者の方も多いことでしょう。実際、すでに数多くの企業がオンラインストレージのメリットを見出し、導入しています。しかし、法人が利用できるオンラインストレージはすでにたくさん存在します。有名なものだと、Google社が提供するGoogle Drive、Microsoftが提供するOne Drive for Business、Dropbox社が提供するDropboxなどがあります。これらを含めたさまざまなサービスの中からどれを選べばよいのか、導入にあたってどんなポイントを比較すればよいのかは悩みどころです。

    法人向けのオンラインストレージには、個人利用の場合と違ってさまざまな観点から比較し、導入することが求められます。なぜかというと、企業にとって最大の懸念である情報漏えい事故対策のために、セキュリティ面が充実しているサービスを選ぶ必要があるのです。その次にそれ以外の項目、使いやすさや導入しやすさ、料金などの面から比較するとよいでしょう。

    今回は、オンラインストレージをビジネスで利用する際に、比較すべきポイントをお伝えします。

    比較ポイント1:アクセス制限

    オンラインストレージを導入するメリットは、いつでも・どこでも・簡単にデータを見られるという利便性です。しかしこれは裏を返すと、ユーザー情報やパスワード、顧客情報やデータなどが漏えいしてしまった場合、不正アクセスを許してしまうことにつながってしまいます。例えば、ある退職者がオンラインストレージへのログイン情報を知っていた場合、転職先のパソコンからオンラインストレージへアクセスすることが可能なのです。

    このようなリスクを防ぐ方法の一つがアクセス制限です。アクセス制限の方法としては、まずアクセスする場所を指定し、その場所以外からはアクセスできないようにするという方法があります。企業が持つ固定のグローバルIPアドレスを指定し、アクセス可能な場所を物理的に制限することで、指定した場所以外からはオンラインストレージへアクセスできなくなります。

    また、オンラインストレージには、ファイルの階層ごとに異なるアクセス制限を設けることが可能です。これにより、機密性の高い情報にアクセスできる人数を制限することで、個人情報や社外秘情報などの流出を防止できます。

    比較ポイント2:端末認証

    グローバルIPアドレスを指定することによってアクセス制限をおこなったとしても、ユーザー情報を入手した上で、アクセスが許可されている場所から別のデバイスでオンラインストレージにアクセスすれば、接続できるという問題が残ります。

    またグローバルIPアドレス制限の場合、社外からアクセスは許可されていない状況ですので、例えば自宅などからオンラインストレージにアクセスできません。これでは、オンラインストレージのメリットを十分に活用できず、導入するメリットを感じられないという事態におちいってしまいます。そこで、法人のオンラインストレージに求められるのは、端末認証が可能であるかという点です。

    端末認証は、アクセスする端末をPC端末であればMACアドレス、スマートデバイスであればUUIDといったその端末を識別する番号を認証することにより、指定した端末のみアクセスを許可する方法です。これにより、どこからでもファイルやデータにアクセスできるという利便性と高いセキュリティを両立できます。

    比較ポイント3:バックアップ

    オンラインストレージではバックアップを取ることを推奨しています。その理由は、データを誤って削除してしまった場合や、データをランサムウェアによって暗号化してしまった場合に、データを復元する必要があるケースがあるためです。

    バックアップの方法は代表的なものとして増分バックアップ・差分バックアップなどがあります。増分バックアップとは、前回の完全なバックアップから変更されたデータのみを保存するものです。それに対して差分バックアップは、その都度完全なバックアップを行うというものです。また、世代管理といって最新のバックアップ時点に復元できるだけでなく、その前の時点にさかのぼって復元することを可能にするバックアップの方法もあります。

    どんな方法でバックアップを取得できるかは、オンラインストレージのサービスによって異なります。比較検討する場合は、この観点からもチェックが必要です。

    比較ポイント4:ログ管理

    ビジネスで使用するオンラインストレージには、いつ・誰が・どんな方法でアクセスし・何をしたのかといった情報、つまりログを管理する機能も必須です。これらを明確にすることで、不正アクセスや情報漏えいの防止となります。また、万一こうした事故が起きてしまっても、原因の特定や早期改善につなげられることにより、取引先や顧客からの信頼の早期回復を図ることができます。

    有料サービスのオンラインストレージを導入したとしても、ログ管理機能が不足していて、思っていた情報が抽出できないというケースもあります。ログ管理機能に限らず、利用したい機能については必ずトライアル期間中に確認しましょう。

    比較ポイント5:料金・容量

    ビジネスで使用するオンラインストレージにはさまざまなプランがあり、プランによって容量や料金が異なります。中には無料で利用できるプランや、期間内であれば無料というサービスもあります。しかし一般的には保存できる容量が増えれば増えるほど、利用できるユーザー数が多ければ多いほど、料金は高くなります。

    写真や動画など、容量の多いデータを取り扱う会社や部署であれば、保存できる容量の多さを重視したプランを選択すればよいでしょう。中には容量無制限で利用できるサービスもあります。また、部署や社員の多い会社であれば、おのずとユーザー数の多いプランやユーザー数無制限のサービスを選ぶ可能性が高くなります。

    おわりに

    オンラインストレージの利用は、そのメリットを享受すると同時に「目に見えない場所に企業のデータを置く」というリスクを負うことになります。リスクをできるだけ軽減しながら便利に利用できるように、ポイントを正確に把握したうえで比較検討し、トライアルを経た上で導入することをおすすめします。

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