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クラウドストレージで業務効率化!具体的な活用方法を解説

オンラインストレージ・クラウドTips

目次

    クラウドストレージを活用するにあたって

    個人で利用するクラウドストレージは個人データの保管、一部共有と利用シーンが限られますが、法人は多岐に渡ります。

    1.自社内や拠点間など法人内での業務効率化促進

    オンプレミス(自社内でサーバーを構築し運用する事)でデータ共有を拠点間でおこなう場合、
    サーバーに必要なハードウェア、OSライセンス、バックアップソフト、セキュリティソフト、ハードウェア保守、バックアップ用NASUPS(無停電装置)の用意が必要です。また正常に稼働しているかを監視し、脆弱性によるパッチの適応等メンテンナンスや障害対応をする運用担当者もしくは委託業者の設置、拠点間ではVPNルーターの用意と構築等、費用が膨大になります。業務効率を図るはずが、業務効率を図るインフラの準備がメンテンスに管理コストを割かれてしまい、本末転倒になるケースが見受けられます。クラウドストレージの場合は、利用したいサービスがすべてパッケージ化されているのがメリットで、インターネット環境さえあれば、自社内や拠点間でのデータ共有として比較的短スパンで導入が可能です。

    2.取引先/グループ会社間でゲスト招待を利用しスムーズに情報共有

    取引先やグループ会社間で、オンプレミスのデータ共有する場合メールに添付して送るか、もしくはVPNルーターを先方に設置してもらい、ネットワークに参加してもらうか、VPNルーターの機能であるリモートアクセス機能で接続する事が大きな手段になります。
    メールの容量によっては上限超えた場合、送付が出来ないケースが多々あります。VPNルーターの設置はコストと、先方ネットワークにも影響が出ますので、ハードルが高く、リモートアクセスでID作成した場合、IDに対する管理が発生しますので、使用期限を定め削除作業や、履歴が追えるようにログの抽出保管が必要になります。クラウドストレージの場合は、取引先用、グループ会社用にIDを用意し、必要に応じた領域のフォルダやデータのみアクセス可能する、アクセス権限設定も可能です。使用期限設定が出来る事もメリットの一つです。接続したログや、アクセスしたフォルダ内のデータにおこなった操作ログも蓄積されますので活用する事が出来ます。

    3.企業法人のスマートモビリティを強化

    リモートアクセス環境がなければ、社内のリソースに基本的には接続する事は出来ませんが、先立ってモバイル用の環境を準備しているケースは多くありません。またユーザー数やクライアントOSの変化で、リモートアクセス用の機種が対応しなくなり、買い替えが必要になってしまう場合があります。今はパソコンだけではなく、スマートデバイスからの接続も考慮に入れなくてはなりません。動作検証が取れている機種か、先の未来も見据えてメーカー選定するのは至難の業です。クラウドストレージでは、提供サービス事業者にもよりますが、windowsのみならずMac、iOS、androidまで利用が可能で、随時必要になるOSのバージョンアップに対応してくれる事もメリットです。

    4.迅速、安心の法人向けサポート体制

    クラウドストレージの物理的な運用環境はデータセンターです。その中でもAWS (amazon web service)を選定している企業は多く、世界中の 16 個の地理的リージョン内に 44 個のアベイラビリティーゾーンで運用されており、セキュリティーと法規制対応では、お客様がセキュリティに関する政府、業界、および企業の標準や規制を満たすことができる認証を取得、運用しています。クラウドストレージサービス提供事業者によりますが、セキュアSAMBAの場合、障害対応や運用監視を実施。営業日9:00~18:00であれば、電話やFAX、メールでもお問い合わせを受け付けており、安心できるサポートもメリットに感じて頂けると思います。

    5.ニーズに合わせた法人向けクラウドストレージサービス

    データ共有するニーズは企業ごとに異なります。利用するデータ容量、利用するユーザー数、効率化やセキュリティ要件を叶える為の機能、バックアップスケジュール、トラフィックにあったスペック、オンプレミスのような柔軟性を今ではクラウドストレージサービスでも実現できるようになっています。

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