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社内ファイルサーバーでは限界!? ファイルサーバーの正しい使い方

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ファイルサーバーとは

ファイルサーバーとは、ファイルを保存するためのコンピューターを指しており、
ネットワーク上で他のコンピューターとファイルやデータを共有できます。
どのようなコンピューターでもファイルサーバーにできるというわけではなく、耐久性やサーバーとしての機能を十分に果たせるスペックが必要です。

ファイルサーバー導入の目的

ファイルサーバーは大きく目的が2つあります。

パソコン同士でデータの共有や、同時にデータを編集する
ファイルサーバーは、パソコン同士で共有させたいデータの置き場にすることができます。
データを共有するパソコンを限定したり、データを同時に編集(※共有設定ができるものに限る)することができます。

データのバックアップ
ファイルサーバーは、データを安全に保管および共有できる場所を提供してくれるので、PC内にあるファイルデータをすべてサーバーに保管することで、PC故障やデータ削除の際も復元することが可能となります。

ファイルをネットワーク経由で公開、共有、共同での作業

ファイルサーバーが無くても、パソコン同士でデータを共有する設定は可能ですが、ローカルのディスク容量を不足させてしまう原因となります。
また、データを保管しているパソコンへアクセスできない場合(電源が入っていない、もしくは不具合)、共有ができなくなります。
最新のデータはどこにあって、バックアップはどこに定期的に取得されているのかなど、運用管理のスリム化を考えても、ファイルサーバーを持ち、データ管理とバックアップをする、という運用体制が整備されていることが望ましいです。
しかし近年急速なモバイルの普及と、働き方の多様化により、社外の持ち出し用パソコンやスマートフォンから、ファイルサーバーを閲覧し編集するニーズが多くなっており、社外へファイルサーバーを公開することが重要になっていますが、ファイルサーバーを公開させるための設備投資や、運用保守が必要となります。

ファイルサーバの運用管理

ファイルサーバーがあれば、情報漏えい対策の1つになり、必要なデータはファイルサーバーに保管し、ユーザーの権限によって接続できるフォルダを階層ごとに分けることが可能です。しかし、保存しているデータを編集させない、あるいはダウンロードさせない、といった細かなルールまでは、社内ファイルサーバーでは運用が困難になります。
事業継続においても、データ(顧客情報)があることで継続する可能性を高めますが、自然災害を考慮した場合、社内に(バックアップデータ含めて)サーバーを置くのは得策ではありません。データセンターによるサーバーとバックアップデータの保存管理が望ましいです。
データ肥大化も運用していて悩ませる種です。フォルダごとに古いデータは旧データ用のフォルダを用意し移動し、時期が来たら削除する。もしくはフォルダやユーザーごとに、アップロードできる容量を制限させるなど、運用でカバーする事も可能ですが柔軟に容量を増減できるクラウド環境も視野に入れましょう。

今後、大容量データを社内顧客問わず、よりスピーディーにかつセキュアに、規模に合わせて共有できる環境が必要になっていきます。様々な視点から要望を汲み取って、最良のファイルサーバーを選択しましょう!

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