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クラウドの選び方、これさえ押さえればOK! 5つのポイントを紹介

オンラインストレージ・クラウドTips

目次

    1.クラウドストレージの比較ポイント【一覧表】

    比較ポイント ◎ おすすめできる ✕ おすすめできない
    使いやすさ ・操作画面がわかりやすい
    ・エクスプローラ型
    ・操作が複雑
    ・独特のインターフェース
    機能 ・アプリ、ブラウザ、スマホでアクセス可
    ・アクセス権限が設定できる
    ・ブラウザやスマホでアクセスできない
    ・共有相手もインストールが必要
    セキュリティ ・強固な機能が標準搭載
    ・セキュリティ基準が国際レベル
    ・標準のセキュリティ機能が少ない
    ・開示されているセキュリティ情報が少ない
    価格 ・料金プランが明確
    ・機能をそろえても低コスト
    ・オプションメニューが多い
    ・極端に安い、無料
    サポート ・導入前~導入後まで任せられる
    ・メール、電話の日本語対応がある
    ・問い合わせ窓口がメールのみ
    ・マニュアルなどが英語のみ

    2.使いやすさ

    初めて見た人でも問題なくアクセスできるような「操作性」を備えているサービスを選びましょう。
    導入したはいいものの、操作が難しいため社内で定着せず中途半端な利用率に……。このような状態になってしまうと、効率化やコスト削減といった目的が達成できなくなってしまいます。

    そのサービス独特のユーザーインターフェースの場合、説明書を読み込まないと操作がわからないことも。普段のパソコンと使用感が変わらないエクスプローラ型の表示画面なら、導入直後から戸惑いなく活用することができます。

    3.機能

    まずチェックすべきは、「アプリとブラウザ両方を使用できるか」「スマホやタブレットもアクセス可能か」の2点。クラウドストレージは社外からも自由にアクセスできることが大きなメリットですが、ブラウザが使えなかったり、スマートデバイスの使用に制約があったりすると、結局社内での使用が中心になってしまいます。業務効率化の観点からも、場所やデバイスの種類に関わらずアクセスしやすいサービスであることが大切です。

    ほかには、期限付きダウンロードURLの生成や、ファイルやフォルダごとに細かくアクセス権限が設定できるものがおすすめです。サービスをインストールしていない相手(取引先など)ともすぐにファイル共有ができ、同時に安全管理も徹底することができます。

    4.セキュリティ

    クラウドストレージには社内のさまざまなデータを保管するため、強固なセキュリティが欠かせません。暗号化通信、ウイルスチェック、IPアドレス制限、端末認証といったセキュリティ機能が標準搭載されているかどうかチェックしておきましょう。

    データセンターや、セキュリティ規格の情報が公開されていれば、そちらもチェックしましょう。国際的に評価されている厳しいセキュリティ基準になっているかどうかも、安全性の目安になります。

    5.価格

    「コスト削減=とにかく安いものを!」となりがちですが、優先すべきは費用のバランスです。同じ容量やユーザー数あたりの料金、標準機能のみの場合とオプションを追加した場合の料金などを比べ、実際に使用したときにどれくらいの違いがあるのか検討しましょう。プラン変更など、導入後に発生する追加費用がわかりやすく示されているサービスであれば、長期的な利用でも困りません。

    類似のサービスに比べて料金が極端に低かったり、「無料」をうたっているクラウドストレージはあまりおすすめできません。セキュリティなど必須機能がオプションに分類されていたり、容量やユーザー数の制限があることが多く、業務で必要なだけのメニューをそろえると割高になってしまうためです。

    6.サポート

    ベンダーによって差が出るのが、サポート体制です。(1)事前のヒアリング・相談がしっかりできるか、(2)導入・システム構築の依頼ができるか、(3)導入後のサポート体制が充実しているか、のそれぞれのシーン別に確認してみましょう。

    海外のサービスでは、マニュアルや問い合わせ対応が英語のみになっていることもあるため注意が必要です。平日(営業日)はメール・電話どちらでも問い合わせが可能で、監視・障害対応は24時間になっていると安心です。

    7.資料でさらに詳しくチェック!

    クラウドストレージの選び方で大切なポイントを、じっくりと読んで検討いただけます。
    以下のリンクよりぜひご確認ください!

    オンラインストレージの比較ポイント4選!~自社にあったサービスを選ぶ~

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