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クラウドでファイルを共有! クラウドストレージの判断軸

オンラインストレージ・クラウドTips

1.クラウドストレージを比較する6つのポイント

クラウドストレージを導入する際は、以下の6つのポイントでサービスを比較し、自社に合ったものを選びましょう。

【1】ストレージの容量

クラウドストレージに保管できるファイルの容量です。動画や写真、音声などのファイルはサイズが大きいため、容量の大きなストレージが必要になります。自社のビジネスに必要な容量を検討した上で、ニーズに合ったサービスを選びましょう。社員が利用している既存のストレージの容量を参考に、今後のビジネス展開も踏まえて検討することが大切です。

 

クラウドストレージは最大容量ごとにプランが分かれているものが一般的です。一定の容量までは無料で利用でき、プランをアップグレードする際に料金が発生するサービスもあります。機能や操作性に不安があるときは、初めに無料のプランを利用し、機能を確認した上で有料のプランへ移行するとよいでしょう。

【2】価格

クラウドストレージの利用料金は、サービスやプランにより異なります。容量が大きく、機能の多いプランほど料金は割高になります。必要な機能とストレージの容量を検討した上で、条件を満たし、最も安価なサービスを選ぶとよいでしょう。

【3】セキュリティ

クラウドストレージは、ネットワークを経由すれば原則的にどこからでもアクセスできます。サービスを提供するベンダーに安全性が委ねられるため、セキュリティ対策が十分でないと、悪意のある攻撃や不正アクセスにより情報が漏えいするリスクがあります。ベンダーが開示しているセキュリティポリシーやシステム仕様書を確認し、通信が暗号化されているか、サーバーは冗長化されているか、データセンターのセキュリティは十分かといった点を確認しておきましょう。

なおクラウドストレージを安全に運用するには、社内でアクセス権限を適切に管理することも重要です。詳しくは「2.アクセス権限の管理でセキュリティを強化」で解説します。

【4】バックアップ機能

クラウドストレージを利用していると、操作ミスによりファイルを削除してしまったり、エラーによりファイルが破損してしまったりすることがあります。バックアップ機能を利用することで、ファイルを復元できる場合があります。

バックアップ機能は、サービスごとにバックアップできる範囲や世代数が異なります。仕様を確認し、自社に適したサービスを選びましょう。

【5】その他の機能

クラウドストレージの機能は、サービスごとにさまざまな違いがあります。文書作成の機会が多い会社であれば、文書ファイルの共同編集、権限設定、自動バックアプなどの機能が役立ちます。自社のビジネスに必要な機能を明確にし、条件を満たすサービスやプランを選びましょう。

【6】カスタマーサポート

クラウドストレージにアクセス障害などのトラブルが生じた際は、ビジネスに支障が出ないよう、早急な復旧が求められます。保守体制が十分か、カスタマーサポートが充実しているかといった点を確認しておきましょう。

2.アクセス権限の管理でセキュリティを強化

クラウドストレージの安全性向上に役立つのが、アクセス権限の管理機能です。社員や部署ごとにアクセス権限を設定することで、権限を持つ人だけがファイルを閲覧・編集できるようになります。特にクラウドストレージで機密性の高い情報を保有する場合は、情報漏えいのリスクを最小限に抑えるため、社員ごとのアクセス権限を適切に管理する必要があります。

アクセス権限を設定する

社員の多い会社では、社員を階級や部署などのグループに分け、一括で権限を設定できる機能が便利です。サービスの中には、データの転送、編集、閲覧、移動、削除などの権限を細かく設定できるものもあります。権限の管理がしやすいサービスほど、設定ミスによる情報漏えいのリスクを抑えることができます。

社外共有はパスワードと期限を設定

社外のスタッフにもクラウドストレージへのアクセスを許可し、ファイルの共有や編集を行いたい場合は、アクセス権限にパスワードや有効期限を設定できるサービスがおすすめです。

3.利便性と安全性を両立するクラウドストレージ選びを

クラウドストレージを選ぶ際は、「無料」「容量制限なし」などのうたい文句だけで判断せず、利便性と安全性を両立できるサービスを選ぶことが大切です。必要な機能を整理し、さまざまな側面からセキュリティを検討した上で、自社に適したサービスを選びましょう。

オンラインストレージの比較ポイント4選!~自社にあったサービスを選ぶ~

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