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法人向けクラウドファイルサーバーの特徴とは?

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目次

    1.法人向けクラウドファイルサーバーとは

    ファイルサーバーとは、ファイルを保管・共有する目的で設置するサーバーのことです。利用者はネットワーク経由でファイルサーバーにアクセスすることで、最新のファイルを閲覧・編集することができます。

    ビジネスシーンで企業が取り扱うデータは多岐にわたります。社員がそれぞれのパソコンにファイルを保存していると、受け渡しや更新管理が煩雑になり、バージョンが古いものに戻ってしまう先祖返りなどのミスにつながります。ファイルサーバーを設置することで、社員は自身のパソコンのフォルダを利用するのと同じ感覚で、共通のファイルを利用できるようになります。

    ファイルサーバーは、社内に設置したサーバーを利用するオンプレミス型と、ネットワーク経由で仮想のサーバーを利用するクラウド型に分けられます。後者のうち、企業のビジネス利用を目的に提供されるサービスが、法人向けクラウドファイルサーバーです。

    法人向けクラウドファイルサーバーのメリット

    法人向けのクラウドファイルサーバーには以下のメリットがあります。

    導入・運用コストが低い

    自社でサーバー環境を構築するオンプレミス型と比べ、クラウドファイルサーバーでは大幅に導入コストを抑えることができます。一定の容量までは無料で利用できるサービスも多く、必要に応じて短期間で導入することが可能です。

    また自社でサーバーを保有する場合は、専門知識を持ったスタッフが、セキュリティの管理や障害への対応を行う必要があります。クラウドファイルサーバーを利用すれば、こうしたスタッフを新たに配置せずに済み、運用コストを抑えることができます。

    災害時も安心

    クラウドファイルサーバーには、社内での事故や災害による物理的な損壊のリスクがありません。十分なセキュリティ対策を行っているサービスを選ぶことで、リスクを分散しつつ自社のセキュリティレベルを高めることができます。

    法人向けクラウドファイルサーバーのデメリット

    法人向けのクラウドファイルサーバーには多くのメリットがありますが、以下の点には注意が必要です。

    カスタマイズしづらい

    クラウドファイルサーバーの多くは、さまざまな企業が同じ環境を利用することを前提に設計された、汎用性の高いサービスです。自社の業務や組織に合わせて構築するのが前提のオンプレミス型と比べると、カスタマイズしにくいことがあります。クラウドファイルサーバーを利用する場合は、導入前に利用可能な機能を確認しておきましょう。

    メンテナンス期間を調整できない

    サーバーのアップデートや機能の追加などに伴い、メンテナンスが必要になることがあります。自社で管理しているサーバーであれば、ビジネスに支障がないように予定を組むことができますが、クラウドサービスでは自社だけに合わせることはできません。メンテナンス期間は事前に告知されることが多いため、必要なファイルをダウンロードしておくなど、予定に合わせて対策を検討しましょう。

    2.法人向けクラウドファイルサーバー選びのポイント

    法人向けのクラウドファイルサーバーにはさまざまな種類があり、提供される機能やサポートの範囲も異なります。サービスを選ぶ際にチェックしておきたいポイントを解説します。

    バックアップ機能があるか

    クラウドファイルサーバーを利用する際、ファイルの保護に役立つのがバックアップ機能です。バックアップ機能を活用することで、ミスにより削除してしまったファイルや、エラーにより破損してしまったファイルを復元できる場合があります。

    クラウドファイルサーバーのバックアップ機能は、バックアップの範囲や世代数がサービスごとに異なります。あらかじめ仕様を確認し、自社に適したサービスを選びましょう。

    ローカル環境からの自動同期ができるか

    パソコンやモバイル端末のローカル環境で保有しているファイルを、自動でクラウドファイルサーバーへ同期できる機能です。ファイルを選んでクラウド環境にアップロードする手間を省くことができます。

    AD連携ができるか

    AD(Active Directory)は、ネットワーク上のパソコンやハードウェア、利用者の情報や権限などを一元管理できるWindows Serverの機能です。社員の情報や権限などを管理する目的で、多くの企業に利用されています。

    クラウドファイルサーバーとADを連携させることで、すでにADで管理している情報を同期させ、効率的にサービスを利用することができます。

    セキュリティ対策は十分か

    クラウドファイルサーバーのセキュリティは、原則としてサービスを提供するベンダーに委ねられます。セキュリティ対策が十分でないと、悪意のある攻撃や不正アクセスにより情報漏えいが生じるリスクがあります。データセンターのセキュリティは十分か、通信は暗号化されているか、サーバーは冗長化されているかといった点を確認しておきましょう。

    3.クラウドファイルサーバーを活用してコストを削減しよう

    法人向けのクラウドファイルサーバーを活用することで、自社でサーバーを保有するコストをかけずに、安全な環境でファイルを共有することができます。コストや機能、セキュリティなどを十分に検討した上で、自社に合ったクラウドファイルサーバーを選びましょう。

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