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法人ならクラウドバックアップを!気になるメリットとは

業務効率化ノウハウ

目次

    1.法人でクラウドバックアップを行うメリット

    法人は契約書などの重要書類や、取引先とのやり取りの記録を残す必要があるため、紙や外付けHDD(ハードディスク)以外にもバックアップ先を持っておくことが重要です。クラウドバックアップを行うことで、より安全に情報を保管できます。

    データの長期保管が可能に

    クラウドバックアップを行うことにより、データの長期保管が可能になります。クラウドバックアップはソフトウェアとは異なり、常にアップデートされるため、長期間データを保管していても仕様が古くなる心配がなく、最新の状態が保たれています。

    安全なデータ管理を行うには安全性の高いシステム構築が不可欠ですが、最新のセキュリティレベルを保ちながら自社で導入・運用を行うのは資金力や技術力の面でハードルが高いのが現実です。そこで信頼あるデータセンター、安全性を備えているクラウドサービスを活用することにより、大切なデータを安全な場所に保管できるようになります。セキュリティ面の安全性が高いサービスを利用し、リスクを分散するだけでなく、データ管理の安全性も高めましょう。

    災害対策として

    災害などの緊急事態でデータを保管しているストレージなどが故障し、データを取り出すことができなくなった場合のための対策としてクラウドバックアップを行うことは有効です。外付けHDDなどと違って社内に設備を用意する必要がないため、緊急時でもデータの損失を防ぎやすくなります。

    クラウドストレージのバックアップでデータ復旧

    クラウドストレージでバックアップを取ることで、破損したデータを速やかに復旧できる可能性があります。いかなる事態においてもデータの消失を防ぐには、ハードのストレージだけでなく、クラウドストレージを利用することが有効です。

    データ復旧にかかる時間や方法は状況によって異なり、クラウドや広域通信網が機能しないような事態に陥る場合もあります。そのような状況を想定し、社外で安全にバックアップを取っていれば、業務に支障が出るようなデータ損失をカバーすることができます。

    2.オンプレミスクラウドを併用する

    有形の機器を自社内に設置して運用するシステムをオンプレミスと呼びます。バックアップ手段をクラウドのみにするのではなく、すでに社内で運用しているシステムなどと併用することで、オンプレミスクラウド両方のメリットを生かして情報を管理することもできます。

    NAS(ネットワークHDD)ならLAN接続できる

    NAS(Network Attached Storage)とは、ルーターやハブにLAN接続できるHDDのことです。外付けHDDなどのUSB接続が必要な外部ストレージは基本的に1台のパソコンとしか接続できませんが、NASを利用することによって、同一のインターネット回線に接続されている複数台のパソコンとのデータ共有が可能になります。

    NASを利用すれば敷地内でのデータ共有やバックアップデータの保管を行えるようになるため、クラウドと併用することによって、クラウド上のデータと社内のデータの両面から損失リスクを軽減できるようになります。

    バックアップソフトからクラウドストレージに移す方法も

    情報管理の方法としてバックアップソフトウェアを利用する方法もありますが、近年ではクラウド対応のサービスも登場しています。PC環境全体の保存も可能なバックアップソフトウェアとクラウドを連携させることで、安全かつ手軽に多様な機能を使うことができます。

    3.クラウドバックアップを選ぶポイント

    クラウドバックアップに関連するサービスは多くの企業が提供しており、サービスの適応範囲やバックアップ世代数などでいくつかの種類に分かれている場合もあります。状況に応じて最適なサービスを選びましょう。クラウドバックアップを選ぶポイントについて以下で解説します。

    適切な世代数を検討する

    一般的には、1週間を1セットとしたバックアップデータを「1世代」とし、2セットで「2世代」、3セットで「3世代」……と記録の区切りをつけます。更新される前のバックアップデータを復旧する必要が生じる可能性を想定し、何週間前のバックアップデータまで遡れるようにする必要があるのかを検討しましょう。「2世代」までさかのぼれる状態が安全だといわれています。

    iOSやAndroid対応が可能か確認する

    サービスによってはモバイルに対応していないクラウドバックアップもあるため、確認が必要です。社員の貸与スマホでサービスを利用する可能性を踏まえ、クラウドストレージをモバイルで利用できるかについて確認しておきましょう。

    スマホやタブレットなどのモバイル端末はパソコンと比べて紛失や水没や落下などによる故障のリスクが高いですが、クラウドストレージを利用することによってそれらのリスクに伴うデータの損失を防ぎやすくなります。移動中にモバイル端末で重要なデータを取り扱う場合のリスクを軽減することに役立ちます。

    データセンターの信頼性をチェックする

    サーバコンピューターを運用している施設を「データセンター」と呼びます。クラウドストレージで送受信するデータを保管しておくための重要な施設なので、サービスを提供しているベンダーがどのデータセンターを利用しているのか確認しておきましょう。

    データセンターの信頼性をチェックするには、大手企業が運営していることや、運営先のホームページなどで公開されている情報を比較することが有効です。災害やサイバー攻撃などのリスクへの対策をどのように行っているのかなどについて調べてからサービスを選択しましょう。

    4.安全な情報保管はクラウドバックアップの活用がカギ

    法人の安全な情報管理には、データそのものが消失するリスクを軽減することと、データが消失した場合に復旧できる手段を前もって用意しておくことが有効です。情報の保管に役立つクラウドバックアップを活用し、大切なデータを安全に保管しましょう。

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