働き方改革や政府の推奨により、2020年以降テレワークの普及が急速に進んでいます。
テレワークの運用には、ファイル共有のしやすい環境づくりが欠かせません。
そこで多くの企業が利用しているのが、ファイルサーバーです。
ファイルサーバーを活用すれば、テレワークにはもちろんのこと通常業務においても業務効率化や生産性向上を図ることができます。
快適な業務の遂行やテレワーク運用に欠かせないファイルサーバーとは何なのか、ファイルサーバーの基本的な役割などを自社でファイルサーバーを導入する際に意識すべきポイントを解説します。
ファイルサーバーとは
ファイルサーバーとは、LANなどネットワーク上でのファイル管理を主な役割とするサーバー（サービスを提供するコンピュータ）のことです。
OSを備えたコンピューターを使用し、ファイル共有をより安全に運用するための機能を実現します。
対象OSはWindowsに限らず、sambaなどのソフトウェアを利用することで、MacなどさまざまなOSのPC間でもデータ共有が可能です。
ファイルサーバーには、AWS環境などを利用したレンタル可能なクラウド型ファイルサーバーもあれば、ローカルネットワークに接続が制限されたオンプレミス型ファイルサーバーといったものもあります。
他にもファイル共有だけに特化したNASなどのHDDもあります。
ファイルサーバーは、ネットワークを通じて、社内だけでなく自宅など社外からもデータの共有を行えるため、日々の業務を円滑に進める上で今や欠かすことのできない存在です。
ファイルサーバーの利用目的
ファイルサーバーは、テレワーク導入企業に限らず多くの企業が導入しています。
企業におけるファイルサーバーの利用目的を確認していきましょう。
ファイルやデータを保存するため
ファイルサーバーの最も基本的な役割は、ストレージとしてのファイルやデータの保存です。
ファイルサーバーと個々のパソコンはネットワークでつながっています。
社内外問わずファイルサーバーとつながっているパソコンで作成したファイルやデータは、そのパソコンだけでなくファイルサーバーにも保管が可能です。
ファイルを社内や社外に共有するため
ファイルサーバーには、ネットワークに接続した複数のパソコン、さらにはスマホやタブレットなどからもアクセスが可能です。
そのため、メンバー間で常に最新のファイルやデータを閲覧・変更・移行・削除などといった操作ができます。
また、数世代分更新前のデータに遡れる機能や、必要なファイルを探す検索機能など、ファイル共有を便利にする機能も利用できます。
ファイルのバックアップをするため
ファイルサーバーは、ファイルのバックアップ保存先としても利用されます。
ファイルの管理を個々に任せていると、操作ミスやパソコンなどの不具合によってファイルが損失してしまうリスクがあります。
ファイルサーバーでファイルのバックアップをしておけば、ファイル損失のリスクを回避でき、万が一にも安心です。
NASとファイルサーバーとの違い
NASとファイルサーバーは同じような機能を持っているためよく混同されますが、両者はそれぞれ役割が異なります。
最適なサービスを判断するためにも、ここで、NASとファイルサーバーの違いをしっかりと把握しておきましょう。
そもそもNASとは、Network Attached Storage（ネットワーク接続型ストレージ）の略です。
日本語訳そのままで、ネットワークに接続できるHDD（ハードディスク）のことを指します。
社内LANに接続すると、ファイルサーバーと同じように複数の端末でアクセスでき、ファイル共有などを行うことができます。
簡単にいうと、複数のパソコンによって共同で使える、外付けHDDといったイメージです。
ファイルサーバーとの違いとしては、NASはストレージ機能に特化したハードディスク（HDD）であり、ファイルサーバーは、ファイル共有のために設定されたコンピューターです。
NASとファイルサーバーの違いは、専用ソフトウェアのインストールが必要かどうかにあります。
ファイルサーバーはファイル管理専用ソフトウェアのインストールや設定が必要です。
一方、NASは、NAS本体さえあればそれだけでファイル共有が可能です。
また、ファイルサーバーはNASに比べて柔軟性や拡張性に優れていますが、専用ソフトウェアやライセンスなどのコストがかかります。
NASの場合は、ファイル共有とユーザー管理といったシンプルな機能しか持たない分、安価なコストで済みます。
このようにファイルサーバーとNASとは厳密には違うものですが、ファイルを管理する場所という広義で考えるとNASもファイルサーバーの一種ともいえ、どちらもネットワークを通じてアクセスできる点は同じになります。
ファイルサーバーのメリット
ファイルサーバーのメリットを3つ紹介します。
ファイルの共有が容易
ファイルサーバーを利用すると、ファイルの共有が容易になります。
自宅など社外がオフィスとなるテレワークの運用には、チームとのファイル共有の容易さが必要です。
メンバー間と、ファイル更新の都度にメール添付してやり取りするのでは、手間もかかり業務効率も下がってしまいます。
アップロードやダウンロードの手間が少ないファイルサーバーは、データ共有が簡単なだけでなく、情報の周知徹底も容易にしてくれます。
アクセス可能ユーザーを柔軟に管理可能
ファイルサーバーは、アクセス可能なユーザーを柔軟に管理できます。
セキュリティ向上のため、機密情報などには厳格な制限を設ける必要があります。
ファイルサーバーでは、閲覧のみできる人、編集もできる人などアクセス権限を細かく設定できます。
個別またはグループ毎に権限を設定することでユーザー管理が可能となり、ファイルを安全に管理し、最適なファイル共有スペースを実現します。
ストレージ容量の増設が可能
ほかにも、ファイルサーバーのメリットとして、ストレージ容量の増設が可能な点が挙げられます。
サーバーを運用していく中で、ストレージ容量を増やす必要性も出てくるでしょう。
ファイルサーバーは、サーバーが管理できる範囲でストレージを増設できるだけでなく、サーバーそのものを増設することで容量アップもできます。
容量を増設することで、バックアップやシステムの冗長化にも貢献することになります。
ファイルサーバーのデメリット
ファイルサーバーにはデメリットもあります。
メリットだけでなくデメリットを把握することで、サービス選定の際に参考にできます。
継続的にコストがかかる
ファイルサーバーの大きなデメリットは、継続的にコストがかかることです。
ファイルサーバーには、CALなど専用ソフトウェア費用のほかに、年間保守費用やサーバ製品のライセンス費用などさまざまなコストが継続的にかかります。
大規模サーバーになるほど継続的にかかるコストは高くなるので、この点は注意が必要です。
ファイルサーバーが故障するリスクがある
ファイルサーバーが故障するリスクがあることもデメリットのひとつです。
サーバー機器が経年劣化などにより物理的に壊れることは珍しくありません。
また、火災や地震など災害による被害も起こり得ます。
サーバー機器が物理的に損傷すれば、保管されているデータの損失リスクがあります。
データ損失のリスクを回避するために、サーバー機器の定期的なメンテナンスや、データのバックアップ体制を構築することをおすすめします。
導入までの設定に手間がかかる
ファイルサーバーは、アクセス権限など細かいユーザー管理ができるのがメリットである反面、設定項目が多く、導入までに手間がかかるというデメリットがあります。
個々またはグループ毎に権限を設けていくため、ユーザーが多ければ多いほど、システム構築には多くの手間と労力がかかります。
ファイルサーバーの導入に際しては、システム構築に要する時間を考慮し、余裕をもったスケジュールを立てましょう。
ファイルサーバーを選ぶ際の3ポイント
自社に合った最適なファイルサーバーを選ぶ際の3つのポイントを紹介します。
保存可能容量ごとの価格を確認する
ファイルサーバーの多くは、保存容量の大きさによって価格が異なります。
ファイルサーバーの価格を比較する際には、保存容量のサイズに比例してどのくらいの価格になるのかをチェックすることが大切です。
目安としては、Dropboxで、1TBごとに年額12,000円の料金がかかります。※記事公開時点
まずは自社の現状での保存容量はどれくらいか、今後どれくらい必要となるかなどを整理し、その容量での価格帯の資料を比較しましょう。
OSの種類やセキュリティ面を確認する
機密情報の入ったファイルなど重要なデータを管理するファイルサーバー選定において、セキュリティ面のチェックは欠かせません。
法人向けファイルサーバーは、セキュリティ対策を万全に行っているものがほとんどです。
しかし、万が一、ウイルス被害などに遭ってしまうことがないよう、しっかりと資料に目を通しセキュリティ面の確認することをおすすめします。
VPNなど通信セキュリティ面やウイルスチェック機能、アクセス権限の設定、データの暗号化やサポート体制などひとつひとつ丁寧にチェックしましょう。
また、ファイルサーバーのセキュリティ度は、Windows系サーバーOSかUNIX（Linux）系サーバーOSかといったOSの種類によっても異なります。
一般的には、UNIX（Linux）系サーバーOSの方が、セキュリティ度が高いと言われています。しかし、UNIX（Linux）系サーバーOSは、無料で利用できるものの操作方法が難しく、専門の知識をもった担当者が必要です。
そのため、UNIX（Linux）系サーバーOSを導入する際には、専任担当者のコストも考慮する必要があります。
機能のカスタマイズが可能か確認する
ファイルサーバーには、さまざまな機能を追加で利用できる有償のオプションが設けられています。
追加機能は、もしものときのデータ復旧に役立つバックアップのためのミラーリングや、瞬電・停電などの電源トラブルに対応する無停電電源装置など、ファイルサーバーによりさまざまです。
ファイルサーバー選定の際には、こうした機能のカスタマイズが可能か確認するとともに、それに伴うコストについてもチェックしましょう。
ファイルサーバーの選定や運用を適切にしよう
ファイルサーバーを利用すれば、最新のファイルやデータをそのままメンバーと共有でき、業務効率化・生産性向上へと繋げることができます。
しかし、ファイルサーバーにはさまざまな種類があるため、選定には十分な検討材料が必要です。
また、ファイルサーバーだけがファイル共有の手段ではないので自社の業務や環境に適した方法を選ぶ必要があり、なおかつ安全性や利便性も高いものを選ばなければいけません。
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