ファイルサーバーを導入する際、容量には注意が必要です。
また、使用を始めてからもファイルサーバーの容量が不足することは少なくないので、容量を意識しなければいけません。
優れたファイルサーバーであっても空き容量がなければりようできませんので、事前にしっかりと使用量の目安を確認して必要な容量を用意する必要があります。
しかし、目安容量を確認しても後々容量が不足することは想定されますので、後から容量を追加できるかどうかも把握しておきましょう。
クラウドファイルサーバーであれば不足時に容量の追加も容易ですので、ホスティングサービス・社内サーバーの目安についての情報に加えてクラウドファイルサーバー・クラウドストレージの活用についても解説します。
ファイルサーバーの容量が不足する原因
なぜファイルサーバーの容量不足は起きてしまうのでしょうか。
ファイルサーバーの容量が不足する原因について、確認していきましょう。
日々データが増えていくため
ビジネスで使用するデータは基本的に日々増加してきます。
また、人員拡大や事業規模が大きくなればなるほど使用するデータは増加します。
予測や目安よりも早くファイルサーバーが容量不足になってしまうことは、ビジネスや利用を継続していくことで簡単に起きてしまうといえるでしょう。
データの肥大化で圧迫されるため
利用をしていく中でメンテナンス不足によりデータベースが埋まっている場合もあります。
データが肥大化していく過程で、絶対に減らないものなのかを検討しましょう。
不要ファイルの増加・蓄積されるため
日々の業務では様々なファイルが生まれますので、中には最終版のファイル以外は不要なのにそのまま残ってしまっているというものもあるかもしれません。
そのような不要ファイルの増加・蓄積がファイルサーバーの容量を圧迫している状況は少なくありません。
保存や管理のルールを決めておかなければ、サーバー内にファイルやデータが積み上がっていくだけになるので、簡単に容量を消費してしまいます。
利用人数の増加による影響のため
従業員数やプロジェクトに関わる人数が増えると、ファイルサーバーの利用人数が増加し、もともとの目安よりファイルサーバーの容量が必要になる場合があります。
利用当初よりも扱う人数や使用するプロジェクト範囲などが増えれば、目安容量も変わってくるので、見直しをする必要があるでしょう。
ファイルサーバーの容量不足により発生する問題
ファイルサーバーの容量不足によりどのような問題が発生するのでしょうか。
ファイルサーバーの容量不足や圧迫により発生すると考えられる問題を見ていきましょう。
バックアップ・BCP対策が間に合わない
ファイルサーバーの容量を際限なく増やしていくと、バックアップやBCP対策に多くの時間・コストがかかるようになります。
つまり、バックアップすべきデータを保管しておく容量自体も圧迫されてしまうということです。
容量不足になることで日常的な利用にも影響が出ますし、それによってファイルサーバーの容量をただ単に増やすことでバックアップ先が容量不足になるなども考えなければいけません。
ファイル管理による手間・コストが増加する
データ容量が増えれば、その分日々の業務の中でもファイル管理に手間とコストがかかることになります。
空き容量が足りない分だけ増やすという運用より、できるだけ不要なファイルは減らしていく意識が必要です。
セキュリティリスクが増加する
ファイル管理やバックアップが難しくなるということは、データ全体に目が届かなくなり、セキュリティ面のリスクが高まるということです。
安全性を担保するためにも、ある程度の目安に則った容量を維持することが重要です。
ディスク障害・データ消失のリスクが増す
ファイルサーバーの容量不足に気づかず使用し続けた場合、空き容量不足によるエラーや保存・記録ミスが引き起こされ、データ消失が発生する恐れがあります。
容量の確認方法を決める・空き容量低下時に通知がくるよう設定するなどして、定期的に容量不足によるエラー発生リスクを軽減・排除すべきです。
ファイルサーバーの容量不足を解消する方法
ファイルサーバーの容量不足はどうすれば解消することができるのでしょうか。
ファイルサーバーの変更・容量追加以外にできる具体的な方法を紹介します。
不必要に高画質な画像をリサイズ
ビジネスではそれほど高画質な画像は必要ないという場合がほとんどです。
むしろ画像データが大きすぎることでWebサイトの読み込みに時間がかかってしまう場合もあります。
不必要に大きな画像についてはリサイズし、容量を圧縮しましょう。
重複データを削除
ファイル名の最後に「(1)」、「(2)」とついているものは重複ファイルの可能性が高いです。
ファイル名を確認し、重複データを削除してください。
業務に無関係なデータを削除
画面キャプチャなど、業務に無関係なデータが一時的に保存されている場合があります。
そのような不要なデータも定期的に確認・整理しましょう。
使用していないデータを削除
あまりに古いデータで直近1～2年間まったく使用していないというものに関しては今後も使用しないと考え、削除していいでしょう。
直近半年・1年・3年という期間をひとつの目安としてください。
ファイルサーバーの容量の目安はどれぐらい？
NECのファイルサーバー利用状況調査「New Normal時代におけるファイルサーバのあるべき姿」によると、企業か使用するファイルは1年で1.5倍、5年で9倍のペースで増加するという結果が出ています。
ファイルサーバーの目安容量を検討する際には現状使用している容量の10倍の幅を持たせておくと安心です。
最初から10倍の容量を確保するのではなく、必要に応じて10倍までは拡張できる形にできていれば、自社の情報資産を安心して守っていくことが可能です。
利用状況によって目安容量は変化していくものと考えて、柔軟な利用ができるファイルサーバーを用意するか、容量の変更が聞くファイルサーバーサービスを導入するなどの方法を検討しましょう。
クラウドファイルサーバーなら容量の増減が可能！
ファイルサーバーの容量は日々の業務を通じてしばしば足りなくなってしまうものです。
ファイルサーバー導入時には使用容量の目安を見極めるとともに、大きな容量が必要になったときの拡張性についても確認しておくべきでしょう。
容量の拡張性という観点で使い勝手が良いのが、クラウドファイルサーバー（クラウドストレージ）です。
クラウドファイルサーバーであれば、レンタルサーバー（RS）や社内サーバーよりも容易に容量を増減できます。
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