導入事例

ランニングコストの見直しで他社サービスを比較した結果、セキュアSAMBAを継続利用!

株式会社MACオフィス 様

業種 設計・建設・不動産業 従業員数 50人 課題 業務効率化 働き方改革
業種 設計・建設・不動産業
従業員数 50人
課題
業務効率化 働き方改革
  • 導入前の
    課題

    東京と大阪で自社サーバーを立てて運用工数と破損リスクが切迫

  • 導入の
    決め手

    拠点間でのファイル共有の利便性と変わらない操作性からセキュアSAMBAを採用!

  • 導入の
    効果

    外出先からも社内サーバーとしてアクセス可能!運用担当者の負担も削減!

会社全体の事業内容とご担当者様の業務内容を教えてください

左:草野様、右:下之段様

草野様:働く環境をデザインするということをモットーに、オフィスに特化した移転の提案をさせていただいています。営業として、ヒアリングから工事完了まで一貫してお客様との窓口を行っており、創業60年の実績とスピード感がありつつも質を担保した対応力を評価頂いています。

下之段様:弊社は部門が4つあるのですが、私は経営企画部と営業推進部の部長として営業のサポートをしてみんなが働きやすいような環境を作っています。また、我々はお客様の『イコールパートナー』として、お客様の立場に立った提案をしております。例えば人が増えるので200坪から300坪の広さへの移転を考えているお客様がいるとします。他の内装業者さんですと「移転させましょう」と動くところを、我々は「本当に今の物件で不都合があるのか?」と広さから探すのではなく実際どういう働き方をするのかヒアリングして必要な坪数を検証するところから介入させてもらいます。

セキュアSAMBA導入前の課題を教えてください

下之段様:元々東京と大阪に自社サーバーを立てて利用していました。自社サーバーですと破損のリスクがあったり、実際誤って水をかけてしまった人もいたのでサーバーを入れ替えたこともあります。当時はデスクの下にサーバーを置いていたのですが、オフィスが入っているビルの全館停電の時には電源を落とさないといけないですし、外からアクセスができないという不便な部分がありました。

セキュアSAMBAを検討したきっかけについて教えてください

下之段様:元々ネットワーク周りをスターティアさんに頼んでいたのでセキュアSAMBAの存在は知っていて、当時担当だった営業さんに相談して紹介してもらいました。東京と大阪でテレビ会議をやるためにVPNを繋ぎたかったので、セキュアSAMBAの検討と同時にWi-Fiの環境も整えました。検討を始めてから導入までは相みつを取らずにすぐ決まりましたね。これまでは自社サーバーでイニシャルコストだけで良かったものが、今回はクラウドということでランニングコストがかかることについて社内で意見がありましたが、自社サーバーをこのまま立てておくリスクを説明してメリットが大きいことに納得してもらいました。

セキュアSAMBAを選んだ理由を教えてください

下之段様:実際の使い勝手やファイル送信のスピードなどを見るために、当時スターティアの大阪支店があったところまでお邪魔したことがあります。東京と大阪でファイル共有のデモンストレーションをしてもらって決めました。その時にセキュアSAMBAそのものの操作性も一緒に確認し、導入に至りました。

社内にセキュアSAMBAの利用をどのようにして浸透させましたか?

下之段様:自社サーバーに入っていたデータをセキュアSAMBAにコピーするのに1週間かけました。昼間は従業員がファイルを利用するので、週末会社に泊まって移行作業をしたこともあります。セキュアSAMBAを導入してからの初期設定などは、私が見ていた部門の人間で手分けして全従業員のパソコンに設定を行いました。デスクトップに『社内』『社外』というフォルダを作り、クリックすると以前の社内サーバーに入っていた通りのフォルダ設定を引き継いだので、使い勝手は以前と変わらず、運用までの時間はかかりませんでした。また、閲覧権限一覧表を作成し、フォルダごとに閲覧できる従業員を可視化できるような工夫をしています。

導入後にはどういった効果がありましたか?

下之段様:外からアクセスできるようになったので、アカウントごとにアクセス権限を付けて外出先や自宅からでも共有フォルダにアクセスできる反面、社内サーバーを利用していた時よりも重くなったという意見もありました。また、当時は震災が相次ぎ、その影響で長時間かけて会社に来て長時間かけて家に戻るという無駄なことはさせたくなかったので、どこでも仕事ができるように今では全従業員にノートパソコンとポケットWi-Fiを貸与しています。その一番最初のきっかけがセキュアSAMBAでした。

草野様:社外で見積もりを作ってもフォルダに上げられるようになったので、デスクトップにダウンロードしてから再度アップロードする手間が無くなり、効率が上がりました。また、図面などはデータが重いので、ファイルを開くときにプツンと切れてしまうということはありましたが、もともとポケットWi-Fiで接続していたところを家にインターネットを引いたら切れてしまうことは少なくなったので周りのネット環境も大事だと思います。

運用を開始してしばらくしてから出た新たな課題について教えてください

下之段様:案件ごとにセキュアSAMBAでフォルダを作成し、移転が完了したらそのフォルダは利用されなくなるのですが、その容量がだんだんと圧迫してきました。一時期外付けHDDを購入してそこに過去の案件のデータを移行したのですが、めったに利用しない過去の案件のデータが必要になると探すのも大変ですし、見つかっても送るのに苦労しました。
また、従業員数40~50人の当社からするとランニングコストが割高なのでは?と感じるようになり、他社のオンラインストレージの話を2つほど聞きました。1つはエクスプローラー感覚で利用できないオンラインストレージで、ドラッグ&ドロップができず、ダウンロードやアップロードのスピードも遅かったため使い勝手が良くなかったです。もう一つのオンラインストレージもセキュアSAMBAと比較して優れていると思う点を挙げていただきましたが、結局セキュアSAMBAのようには利用できそうにありませんでした。複数のツールの話を聞いてセキュアSAMBAの操作性の良さを再認識し、最終的にはセキュアSAMBAの容量を1TB増加させました。

今後の活用方法やご要望について教えてください

下之段様:一つはバックアップのデータを戻す手順の簡略化をお願いしたいです。何度も利用したことがあるんですが、画面が切り替わるので少し操作に戸惑います。もう一つは、画像ファイルのプレビューができるようになってほしいです。
また、先ほども話に上げましたが、今後あまり利用しないデータを保存できるレンタル倉庫のようなプランを作ってほしいと思います。例えば通常のユーザーが利用している画面には倉庫に入っているデータは出てきませんが、特定の管理者だけがアクセスできるようなイメージです。今後もセキュアSAMBAに保存するファイルはどんどん増えるので期待しています。

草野様:一つの移転プロジェクトごとにフォルダを作成して、その案件に関わる人たちが閲覧できるようになっていますが、特に現場から不満などは上がっていないですね。そもそも困ったことが起きないので、私自身はサポートを利用したことはまだないです。

ありがとうございました!

お客様プロフィール

会社名 株式会社MACオフィス
Webサイト https://www.mac-office.co.jp/
「より良い働く環境をデザインするリーディングカンパニー」となる事をビジョンに掲げ、オフィス移転・デザイン・コンサルティング・マネジメントを行っている。テナントの契約更新時には移転ではなく残留することも提案してくれ、クライアントにとっての「働く環境の最適化( WEO:WORK ENVIRONMENT OPTIMIZATION )」を第一に考えてくれるイコールパートナーである。

オンラインストレージ導入事例集

ぜひダウンロードし、社内共有資料や
業務開演にお役立て下さい!

同じ課題の事例はこちら

クライアントとの資料共有のためにセキュアSAMBAを導入

サービス業(その他)

10人

業務効率化 ファイル共有

IT導入補助金を利用してセキュアSAMBAを導入!

製造業

37人

業務効率化 セキュリティ強化

自社サービスとセキュアSAMBAを組み合わせて協力会社との文書データ共有が可能に!

情報・通信サービス

25人

業務効率化 ファイル共有
TO TOP

乗り換えキャンペ

TO TOP