自社サービスとセキュアSAMBAを組み合わせて協力会社との文書データ共有が可能に！

糸賀様：弊社は1957年創業の会社です。もともと1999年ごろまでは印刷・コピー・製本などの事業をメインで行ってきましたが、その後時代に即したサービスを提供するために情報処理事業を立ち上げ、不動産文書管理サービスを始めました。
2009年ごろからは『 DSmartPro 』という不動産文書管理に特化したプログラムを提供し、公募REIT 14投資法人、私募REIT 6投資法人、その他私募ファンドや不動産デベロッパーにも導入いただいてます。
我々が直接お取引するお客様はAM会社という資産運用会社様です。資産運用もAM会社1社で完結できるものではなく、信託銀行やPM会社、BM会社と呼ばれる管理委託先、鑑定会社などと連携して業務が行われています。

REITとは投資家から集めた資金や金融機関からの借入金をもとにオフィスビル、賃貸マンション、商業施設などの物件を取得して、賃料収入を得てそれを投資家に還元する、または物件を売却して売却益をさらに還元する業態の事を言います。

糸賀様：『 DSmartPro 』は弊社が開発した不動産文書管理用プログラムで、不動産にかかわるテナント関係書類、許認可書類、土地境界書類、工事関係書類などの重要文書を管理、運用することを目的に作られています。

REIT業界やAM会社のドキュメントワークフローを研究し、10年以上にわたりプログラムの開発・改良を進めてまいりました。市販品には決して望めない、まさに当業界のためのプログラムに成長させることができたと思います。
我々のように書類の電子化を行う会社は他にも有りますが、『 DSmartPro 』を保有していること以外では、不動産管理文書の内容に精通していることが弊社の大きな強みです。書類の内容を理解しているからこそ、適切な文書管理を提供できるわけです。
また不動産管理書類は解体・再製本しないと電子化できないものが多く、そのような作業ができるベテラン職人と、データベース構築などを行う若手のITスタッフが同じ部屋で効率良く連携し、業務を遂行しております。

糸賀様：弊社のクライアントから『 DSmartPro 』をクラウド化してほしいというご要望をいただいたことをきっかけにクラウドサービスの検討を始めました。
クライアントの業界はセキュリティ重視で今までクラウドという話はあまりなかったんです。しかしながら、前述の通りAM会社１社で業務を完結せず、専門性の高い複数の協力会社と連携して業務を遂行することから、文書データの受け渡しが頻繁で多くの手間がかかるため、セキュリティを確保しながらもより合理的なインフラが求められるようになりました。
そこで、不動産文書管理においてREITからご好評いただいている『 DSmartPro 』がクラウド上で使えたらいいなということになりました。

糸賀様：セキュアSAMBAにしようと決めたのは1か月くらいと早かったです。3社くらい検討したんですがすぐ決めました。
セキュアSAMBAに決めたポイントの1つ目は他社サービスでリードオンリー(閲覧限定)の設定ができなかったことです。見ることは良いけど変更はできないようにするという設定は絶対必要で、そこができないとまずダメでした。
2つ目はAWSを利用していたので安心感があったことです。バックアップとか冗長性をもったデータの持ち方なんかは安心材料でしたね。
3つ目は我々と一緒に歩んでくれるという姿勢、これが一番大きかったです。
御社の営業担当の方のお人柄が素晴らしく、そこは他と全然違いました。
やはりこういうのはすぐ利益がでる話ではないので一筋縄ではいかないですし、協業して作っていく中で一緒に考えたり、無駄足を運ぶことにも付き合ってくれることに感謝しています。
我々もクラウドの知識が十分ではなかったので、そこを補ってくれるというのは助かりました。

糸賀様：セキュアSAMBAの標準機能ではアクセス権の設定が大変なので、工夫が必要でした。例えば100物件に対して関係会社が5社有るとします。アクセス権の設定箇所は、100×5の500箇所となり、とても無理です。そこで『 DSmartPro 』に「クラウド対応オプション」という新機能を開発しました。セキュアSAMBAからcsvをエクスポートし、『 DSmartPro 』側でアクセス件の設定をして保存したものを再度インポートする方法で解決できました。

糸賀様：不動産鑑定に必要な書類を半年に1回AM会社様が一つにまとめて鑑定会社に送ってそれを利用して鑑定してもらっていたのですが、それがすごく大変だったんです。例えば100物件あれば100物件分の書類を集めて送るという作業をするのですが、必要な書類というのは毎回異なるのでそれを集めるので相当な時間がかかっていました。それをクラウド化させると「ここに見に来て」と指示すれば良いので、大幅な時間短縮が可能になりました。各所に分散していた文書データが『 DSmartPro＠セキュアSAMBA 』に体系的に整備され、セキュリティを確保しながら関係者が簡単に閲覧できるようになったことによる効果は大きいです。

糸賀様：バックアップサービス(※)の多様化というのはぜひ検討いただきたいです。今は7日間のデータバックアップができていますが、今年のゴールデンウィークのように10連休があったりするとバックアップデータが全て同一のものになってしまいます。7日間のバックアップは残しつつ、例えば半月前のものも残しておけると良いと思います。毎日何かが変わるというよりはもう少し期間があいて定期的に何かが変わるような業界なので、そういったサービスがあると魅力的です。

※バックアップオプションは日次・週次・月次からお選びいただけます。

糸賀様：これまでオンプレでやっていたことがいきなりクラウドとなるとちょっと抵抗があるクライアント様が多いのですが、情報漏洩などを気にするのでそのアレルギーの部分をいかにして取ってあげられるかがポイントになると思います。インハウスのほうが安全だと思っているお客様が多いので、運用の方法次第ではクラウドのほうが安心だということを知ってもらいたいです。あそこがやっているならうちも、という業界なので説得力が上がることを期待しています。

「不動産文書管理サービス」についての詳細はこちらからご覧ください。